Mitarbeiter-Benefits für alle Bedürfnisse

Mitarbeiter-Benefits sind Leistungen, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten neben dem Gehalt gewähren: Sachleistungen wie die Sachbezugskarte, Zuschüsse wie der Essens- oder Kita-Zuschuss und Kostenerstattungen wie beim Telefonzuschuss. Für viele dieser Leistungen sehen Einkommensteuergesetz und Lohnsteuer-Richtlinien Steuerbefreiungen, Freigrenzen, Freibeträge oder eine Pauschalversteuerung vor.

Bleibt ein Benefit innerhalb dieser Grenzen, kommt bei den Mitarbeitenden mehr vom eingesetzten Betrag an als bei einer Gehaltserhöhung, weil keine oder geringere Lohnsteuer und Sozialabgaben anfallen. Zuschüsse und Erstattungen setzen in der Regel einen Nachweis voraus, etwa eine Rechnung oder einen Vertrag.

Steuerlich begünstigte Benefits lassen sich in drei Gruppen einteilen. Die wichtigsten Beispiele, Stand 2026:

• Steuerfrei: ÖPNV-Zuschuss und Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG), Kita-Zuschuss ohne gesetzlichen Höchstbetrag (§ 3 Nr. 33 EStG), Gesundheitsförderung bis 600 € im Jahr (§ 3 Nr. 34 EStG) und Telefonzuschuss bis 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat (§ 3 Nr. 50 EStG, R 3.50 LStR).
• Innerhalb einer Freigrenze: Sachbezüge bis 50 € im Monat, etwa Sachbezugskarte oder Firmenfitness (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), und Aufmerksamkeiten bis 60 € zu persönlichen Anlässen (R 19.6 LStR).
• Pauschal versteuert: Essenszuschuss bis 7,67 € pro Arbeitstag (25 %), Internetzuschuss bis 50 € im Monat (25 %, § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG), Erholungsbeihilfe bis 156 € im Jahr je Mitarbeitenden (25 %, § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG), Fahrtkostenzuschuss pro Entfernungskilometer (15 %) und Sachzuwendungen nach § 37b EStG (30 %, sozialversicherungspflichtig).

Welche Voraussetzungen im Einzelnen gelten, steht auf der jeweiligen Benefit-Seite.

Bei einer Freigrenze bleibt der Benefit nur steuerfrei, solange der Betrag die Grenze nicht überschreitet; liegt er auch nur einen Euro darüber, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Bei einem Freibetrag wird nur der Teil versteuert, der über der Grenze liegt.

Die 50 € für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG sind eine Freigrenze. Sachbezugskarte und Firmenfitness teilen sie sich; wer sie mit beiden zusammen überschreitet, versteuert alles. Die 600 € für Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG sind dagegen ein Freibetrag. Freigrenzen brauchen deshalb eine laufende Kontrolle über alle Benefits hinweg, die sich dieselbe Grenze teilen; Salfy überwacht sie automatisch.

Teilweise. Einige Steuerbefreiungen gelten nur, wenn der Benefit zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt wird; er darf dann weder bestehenden Lohn noch eine vertraglich vereinbarte Gehaltserhöhung ersetzen (§ 8 Abs. 4 EStG). Das betrifft unter anderem Kita-Zuschuss, Sachbezug, Internetzuschuss und Gesundheitsförderung. Auch der Telefonzuschuss scheidet für eine Umwandlung aus.

Andere Benefits lassen sich aus umgewandeltem Brutto­gehalt finanzieren, etwa der Essenszuschuss oder der ÖPNV-Zuschuss. Beim ÖPNV-Zuschuss ändert sich dann die Besteuerung: statt steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG wird er mit 25 % pauschal versteuert.

Ja. Die meisten Benefits lassen sich kombinieren, weil sie auf unterschiedlichen Steuernormen beruhen, zum Beispiel Essenszuschuss, Kita-Zuschuss und ÖPNV-Zuschuss nebeneinander. Grenzen gibt es dort, wo zwei Benefits dieselbe Norm nutzen oder denselben Sachverhalt abdecken: Sachbezugskarte und Firmenfitness teilen sich die 50-€-Freigrenze, und für denselben Arbeitsweg gibt es entweder den ÖPNV-Zuschuss oder einen Fahrtkostenzuschuss pro Entfernungskilometer, nicht beides.

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden trotzdem alle Benefits freischalten. Salfy berücksichtigt bei der Budgetierung die gesetzlichen Höchstgrenzen und Benefits, die sich gegenseitig ausschließen.

Ja. Mit dem Modul Customize binden Unternehmen eigene und bereits bestehende Benefits aus anderen Verträgen in Salfy ein. Die Verträge mit den bisherigen Anbietern laufen weiter; Salfy führt die Leistungen auf derselben Plattform zusammen und übergibt sie über denselben Weg an die Lohnabrechnung wie die übrigen Benefits. So laufen alle Benefits über eine Oberfläche statt über mehrere getrennte Lösungen.

Mitarbeitende laden ihre Belege über die Salfy-App oder im Browser hoch. Jeder Beleg wird KI-gestützt geprüft: ob er als Nachweis für den Benefit geeignet ist und ob alle steuerlich relevanten Angaben daraus hervorgehen. Was das System nicht eindeutig zuordnen kann, legt es einem Benefit-Auditor vor. Ein Ergebnis gibt es grundsätzlich sofort, spätestens innerhalb von 24 Stunden.

Zum vereinbarten Stichtag erhält die Lohnbuchhaltung einen geprüften Datensatz, den Lohnarten zugeordnet und passend zur eingesetzten Lohnsoftware. Die Übergabe funktioniert mit gängigen Lohn- und HCM-Systemen, u. a. DATEV und SAP; welche Systeme konkret angebunden werden, stimmt Salfy vorab mit Ihnen ab.