Entfernungspauschale – WAY

Die Entfernungspauschale ist ein steuerlicher Freibetrag für den Arbeitsweg. Mitarbeitende können für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,38 € pro Entfernungskilometer erhalten. 

Der Vorteil: Unternehmen können Mitarbeitenden diesen Betrag steuerfrei erstatten, sofern dieser mit 15% pauschal versteuert wird. So wird aus dem Arbeitsweg ein echter Netto-Vorteil für jeden Mitarbeitenden.

Die Entfernungspauschale ist in § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG gesetzlich geregelt. Sie erlaubt Arbeitnehmer:innen, Kosten für Fahrten zur Arbeit steuerlich geltend zu machen – unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel (Auto, ÖPNV, Fahrrad, etc.).

Wird die Pauschale vom Arbeitgeber erstattet, gelten folgende steuerliche Optionen:

Steuerfreie Zahlung: Bei Nutzung von Dienstfahrrädern oder ÖPNV-Tickets.

Pauschalversteuerung mit 15 %: Für Fahrten mit dem privaten PKW oder anderen Verkehrsmitteln (vgl. § 40 Abs. 2 EStG).

Mitarbeitende dürfen pro Arbeitstag eine einfache Strecke ansetzen – die kürzeste verkehrsübliche Entfernung zählt.

Salfy macht aus der Entfernungspauschale ein volldigitales Mitarbeiter-Benefit:

Automatische Berechnung: Salfy ermittelt basierend auf Wohnort und der ersten Tätigkeitsstätte die Entfernung.

Rechtssicher & steuerlich korrekt: Die Pauschale wird gemäß geltender Vorschriften berechnet, dokumentiert und verarbeitet.

Einbindung in HR-Prozesse: Mitarbeitende können ihre Strecke im Salfy-Portal angeben oder über HR bereitstellen.

Die Entfernungspauschale kann jederzeit für alle Mitarbeitenden gewährt werden, die regelmäßig zur Arbeit pendeln – unabhängig vom Verkehrsmittel.

Wichtig: Es zählt immer die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – unabhängig davon, wie oft die Strecke tatsächlich zurückgelegt wird.

Auch für Teilzeitkräfte, Azubis oder Homeoffice-Tage mit festen Pendeltagen kann die Pauschale anteilig gewährt werden.

1. Pauschale Vereinfachungsregel
Diese Variante basiert auf einer vereinfachten Annahme:
Es wird unterstellt, dass Mitarbeitende eine fixe Anzahl an Tagen pro Monat zur Arbeitsstätte pendeln – unabhängig von Urlaub, Krankheit oder Homeoffice.
Darauf basierend wird die Pauschale für das gesamte Jahr berechnet.
Versteuerung: Pauschal mit 15 % Lohnsteuer, sozialversicherungsfrei.
Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die eine konstante und unkomplizierte Abrechnung bevorzugen.

Vorteile:

• Kein Nachweis einzelner Arbeitstage erforderlich

• Geringer administrativer Aufwand in HR- und Lohnbuchhaltung

2. Abrechnung nach tatsächlichen Arbeitstagen
Hier wird die Entfernungspauschale tagegenau berechnet – auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Präsenztage.
Salfy ermöglicht es Mitarbeitenden, den täglichen Arbeitsweg einfach zu dokumentieren – per App oder Desktop, mit minimalem Aufwand.
Versteuerung: Steuer – und sozialversicherungsfrei

Vorteile:

• Exakte Abbildung des individuellen Pendelverhaltens