Entfernungspauschale als Benefit – den Arbeitsweg payroll-sauber bezuschussen
Mit dem Fahrtkostenzuschuss über die Entfernungspauschale erstatten Sie den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – 0,38 € je Kilometer, unabhängig vom Verkehrsmittel. Salfy ordnet die richtige Lohnart zu und übergibt die Erstattung abrechnungsfertig an die Payroll.
In drei Schritten zum Fahrtkostenzuschuss – ohne Zettelwirtschaft
Der Aufwand für HR und Payroll bleibt gleich, ob pauschal nach festen Arbeitstagen oder tagesgenau nach tatsächlicher Präsenz abgerechnet wird. Mitarbeitende wählen ihre Variante selbst; Berechnung, Lohnart und Dokumentation übernimmt Salfy.
Was HR- und Payroll-Teams über Salfy sagen
„Viele Standardfragen und Upload-Prozesse landen nicht mehr direkt bei uns, das entlastet unser People-Team im Alltag spürbar. Besonders gut ist die Kombination aus Mitarbeitendenansicht und Admin-Überblick: Mitarbeitende können selbst nachsehen und einreichen, während wir trotzdem sehen, wo noch etwas offen ist oder wo ein Prozess hakt.“
Christopher Dünkel
People Operations Manager, Meoclinic
„Die Benefit-Software Salfy verschafft uns enorme Zeitersparnisse - vom Mitarbeiter-Onboarding bis Payroll läuft alles automatisch. Was allerdings besonders bemerkenswert ist und für uns einen sehr hohen Stellenwert hat, ist der grandiose Service und die Fachkompetenz bei Fragen zu Mitarbeiter-Benefits und Lohnabrechnung.“
Stephanie Schwabe
HR Manager, Christian Dior
Entfernungspauschale & Fahrtkostenzuschuss 2026: Höhe, Steuern und Anrechnung auf einen Blick
Was ist die Entfernungspauschale (als Fahrtkostenzuschuss)?
Die Entfernungspauschale ist der steuerlich anerkannte Betrag für den Arbeitsweg: 0,38 € je vollem Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Als Fahrtkostenzuschuss zahlt der Arbeitgeber diesen Betrag direkt mit der Lohnabrechnung und versteuert ihn mit 15 % pauschal: verkehrsmittelunabhängig, vor allem sinnvoll für Auto-Pendelnde.
Anders als die Pendlerpauschale, die Mitarbeitende erst in der Einkommensteuererklärung geltend machen, kommt der Fahrtkostenzuschuss sofort an: monatlich, netto, ohne Umweg über das Finanzamt. Rechnerisch gilt 0,38 € je Entfernungskilometer der einfachen Strecke, multipliziert mit den Arbeitstagen. Für Wege ohne eigenen Pkw ist die Entfernungspauschale auf 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt (= 375 € im Monat). Wer mit dem eigenen oder einem überlassenen Pkw fährt, ist nicht an die 4.500 € gebunden – hier zählt allein der errechnete Betrag (0,38 € × Entfernung × Arbeitstage), auch wenn er darüber liegt.
Der Arbeitgeber trägt die 15-%-Pauschalsteuer; für die Mitarbeitenden bleibt der Zuschuss steuer- und sozialabgabenfrei. Wichtig für die Steuererklärung: Ein pauschal versteuerter Zuschuss mindert die Entfernungspauschale, die Mitarbeitende sonst als Werbungskosten ansetzen könnten. Das ist kein Nachteil, sondern eine Verrechnung; der Netto-Vorteil bleibt.
Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG · § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG.
Stand: August 2026 · geprüft vom Salfy Payroll-Team · zuletzt aktualisiert 03.08.2026. Dies ist keine Steuerberatung; die konkrete steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab.
| Kriterium | Pauschal (feste Arbeitstage) | Individual (tagesgenau) |
|---|---|---|
| Berechnungsbasis | vertraglich festgelegte Arbeitstage/Woche + erste Tätigkeitsstätte | tatsächliche Präsenztage per App-Check-in |
| Nachweis | kein Einzelnachweis (Vereinfachung: i. d. R. 15 Tage/Monat) | tagesgenaue Dokumentation im Prüfprotokoll |
| Admin-Aufwand HR/Payroll | niedrig | niedrig (systemseitig dokumentiert) |
| Versteuerung | 15 % pauschal (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG), SV-frei | 15 % pauschal (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG), SV-frei |
| Abbildung Homeoffice-Quote | pauschal, unabhängig von einzelnen Tagen | exakt nach tatsächlicher Präsenz |
| Wechsel im Jahr | nur zum Jahreswechsel | nur zum Jahreswechsel |
| Besonders sinnvoll für | konstante Präsenz, einfache Abrechnung | schwankende Präsenz / hohe Homeoffice-Quote |
Damit der Zuschuss sauber pauschal versteuert wird
- Zuschuss für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).
- Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, kein bar auszahlbarer Betrag.
- Höhe begrenzt auf die abziehbare Entfernungspauschale (0,38 € × einfache Entfernung × Arbeitstage).
- 15 % pauschale Lohnsteuer trägt der Arbeitgeber; sozialversicherungsfrei.
Der pauschal versteuerte Zuschuss mindert die Entfernungspauschale des Mitarbeitenden; Salfy weist ihn korrekt aus und dokumentiert ihn.
Rechtsgrundlagen: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG · § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG.
Die konkrete steuerliche Behandlung hängt von der Ausgestaltung und vom Einzelfall ab; dies stellt keine Steuerberatung dar.
Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende auf einen Blick
Der Fahrtkostenzuschuss wirkt auf zwei Ebenen: Arbeitgeber bezuschussen den Arbeitsweg mit deutlich geringeren Lohnnebenkosten als bei einer Bruttoerhöhung. Mitarbeitende bekommen den Weg erstattet, den sie tatsächlich fahren, unabhängig vom Verkehrsmittel.
Für Arbeitgeber
- Geringere Lohnnebenkosten als bei einer äquivalenten Bruttoerhöhung (15 % pauschal statt voller Lohnsteuer + SV)
- Fairer Mobilitäts-Benefit auch für Standorte ohne ÖPNV-Anbindung
- Starker, aber unaufdringlicher Präsenzanreiz – bei der individuellen Variante an reale Bürotage geknüpft
- Kein zusätzlicher Admin-Aufwand: Belege, Berechnung und Lohnart laufen über Salfy
Für Mitarbeitende
- Spürbar höheres Netto für den Arbeitsweg – ohne eigenen Aufwand
- Verkehrsmittelunabhängig: Auto, Fahrgemeinschaft, Motorrad – die Entfernung zählt, nicht das Fahrzeug
- Transparente Nachvollziehbarkeit in der App
- Tagesgenaue Variante bildet Homeoffice-Tage fair ab
Beispielrechnung: Fahrtkostenzuschuss oder Gehaltserhöhung – was kommt an?
Beispiel: 30 km einfache Entfernung, 15 Arbeitstage im Monat. Der maximal pauschal versteuerbare Fahrtkostenzuschuss beträgt 30 km × 15 Tage × 0,38 € = 171 € im Monat. Verglichen wird eine Bruttoerhöhung, die beim Mitarbeitenden dasselbe Netto ergibt. Wie sich Benefits gegen eine Gehaltserhöhung rechnen, zeigt der Use Case Gehaltserhöhung mit Benefits.
| Position | Fahrtkostenzuschuss (15 % pauschal) | Bruttoerhöhung (gleiches Netto) |
|---|---|---|
| Rechenweg | 30 km × 15 Tage × 0,38 € | äquivalente Brutto-Erhöhung |
| Betrag / Monat | 171,00 € | ca. 340 € brutto |
| Pauschalsteuer 15 % (Arbeitgeber) | 25,65 € | – |
| Lohnsteuer & SV Mitarbeitende | 0 € | ca. 169 € |
| Netto bei Mitarbeitenden | 171,00 € | 171,00 € |
| Gesamtkosten Arbeitgeber | ca. 196,65 € | ca. 411 € |
Payroll-ready – vom Arbeitsweg bis zur richtigen Lohnart
Ein Fahrtkostenzuschuss ist steuerlich einfach zu erklären und operativ heikel: Der Betrag muss auf die abziehbare Entfernungspauschale gedeckelt, mit der richtigen Lohnart als 15 % pauschal versteuert und für die Prüfung dokumentiert werden. Bei der tagesgenauen Variante kommt die saubere Präsenz-Dokumentation hinzu.
Genau hier setzt Salfy an: Die App erfasst Arbeitsweg oder Check-in, das System berechnet den Zuschuss innerhalb der Grenzen, ordnet die passende Lohnart zu und übergibt die Daten abrechnungsfertig an Ihre bestehende Payroll. Die Minderung der Entfernungspauschale erfolgt beim Mitarbeitenden in der Steuererklärung; Salfy weist den pauschal versteuerten Zuschuss dafür korrekt aus und archiviert die Nachweise prüfungsfest.
Mehr als nur ein Kilometersatz
Bei Salfy läuft die Entfernungspauschale nicht isoliert, sondern im selben System wie Ihre übrigen Mobilitäts-Benefits: ÖPNV-Zuschuss, Entfernungspauschale und Fahrradleasing steuern Sie zentral, statt als Insellösungen je Verkehrsmittel. Für HR und Payroll bedeutet das eine Logik, eine Datenübergabe und eine Dokumentation – unabhängig davon, wie die Belegschaft pendelt
Klingt nach dem Fahrtkostenzuschuss, den Ihre Payroll sich wünscht?
Unverbindlich beraten lassenRechtssicher und prüfungsfest – von Anfang an
Payroll und Steuerberatung stellen beim Fahrtkostenzuschuss mit Salfy meist vier Fragen: Ist die Pauschalierung mit 15 % korrekt begründet? Bleibt der Zuschuss innerhalb der abziehbaren Entfernungspauschale? Wird die Minderung korrekt ausgewiesen? Und ist der Präsenz-Nachweis dokumentiert und DSGVO-konform? Für all diese Fragen gibt es bei Salfy definierte Prozesse.
Pauschalierung korrekt begründet
15 % pauschale Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG, sauber von der Steuerfreiheit des ÖPNV-Wegs (§ 3 Nr. 15 EStG) getrennt und dokumentiert.
Deckelung eingehalten
Der Zuschuss bleibt innerhalb der abziehbaren Entfernungspauschale (0,38 € × Entfernung × Arbeitstage); die erste Tätigkeitsstätte ist hinterlegt.
Minderung korrekt ausgewiesen
Der pauschal versteuerte Zuschuss mindert die Entfernungspauschale des Mitarbeitenden; Salfy weist den Betrag in der Lohnabrechnung korrekt aus und dokumentiert ihn.
Präsenz-Nachweis & Datenschutz
Bei der tagesgenauen Variante GoBD-konformes Prüfprotokoll der Check-ins; DSGVO-konforme Verarbeitung auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland.
Fragen zur Prüfungssicherheit?
Unser Payroll-Team beantwortet Compliance-Fragen zur Pauschalierung, zur Deckelung und zum Ausweis der Minderung. Einen Überblick für Payroll und Steuerberatung gibt die Seite Für Payroll & Steuerberater.
Entfernungspauschale, Jobticket oder Deutschlandticket – was passt?
Welcher Mobilitäts-Benefit zu Ihrem Team passt, hängt davon ab, wie Ihre Mitarbeitenden zur Arbeit kommen. Zur Wahl stehen drei Optionen; sie unterscheiden sich in Verkehrsmittel, Rechtsgrundlage und Versteuerung. Diese Seite behandelt den Zuschuss pro Entfernungskilometer.
| Kriterium | Entfernungspauschale (WAY) | ÖPNV-Zuschuss / Jobticket | Deutschlandticket |
|---|---|---|---|
| Was | Zuschuss pro Entfernungskilometer, verkehrsmittelunabhängig | Zuschuss zu allen ÖPNV-Kosten, ticketübergreifend | das eine bundesweite Nahverkehrsticket (63 € / Monat) |
| Verkehrsmittel | v. a. Auto/Individualverkehr; Weg Wohnung–Arbeit | Bus, Bahn, Tram, U-/S-Bahn – alle Verbünde | bundesweiter Nah- und Regionalverkehr |
| Rechtsgrundlage | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 i. V. m. § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG (15 %) | § 3 Nr. 15 EStG (bzw. § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2, 25 %) | § 3 Nr. 15 EStG |
| Versteuerung | i. d. R. 15 % pauschal | steuerfrei on-top oder 25 % pauschal | steuerfrei on-top oder 25 % pauschal |
| Ideal für | Auto-Pendelnde ohne ÖPNV-Anbindung | Mitarbeitende mit unterschiedlichen ÖPNV-Tickets | Mitarbeitende, die das bundesweite Ticket nutzen wollen |
| Mehr Infos | diese Seite | Jobticket | Deutschlandticket |
Die Entfernungspauschale beruht auf einer eigenen Steuernorm und lässt sich in ein flexibles Benefit-Budget einbinden. Kombinieren lässt sie sich mit Benefits, die ebenfalls eine eigene Steuernorm haben – etwa Essenszuschuss, Sachbezug oder Fahrradleasing. Für denselben Arbeitsweg sind Entfernungspauschale und ÖPNV-Zuschuss bzw. Deutschlandticket dagegen Alternativen, keine Ergänzung: Beide bezuschussen denselben Weg und rechnen auf dieselbe Entfernungspauschale an, lassen sich also nicht übereinanderlegen. Wer nicht mit dem ÖPNV fährt, hat mit der Entfernungspauschale das passende Gegenstück.
Häufige Fragen zur Entfernungspauschale und zum Fahrtkostenzuschuss
Grundlagen & Abgrenzung
Was ist die Entfernungspauschale?
Was ist der Unterschied zwischen Entfernungspauschale, Pendlerpauschale und Kilometerpauschale?
Worin unterscheidet sich der Fahrtkostenzuschuss vom Jobticket oder Deutschlandticket?
Für wen ist der Fahrtkostenzuschuss besonders sinnvoll?
Steuer & Abrechnung
Ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?
Wie hoch darf der Fahrtkostenzuschuss sein?
Was bedeutet die Anrechnung auf die Entfernungspauschale?
Was ist der Unterschied zwischen der pauschalen und der tagesgenauen Variante?
Umsetzung & Praxis
Wie funktioniert der Fahrtkostenzuschuss mit Salfy?
Was ist mit Homeoffice- und Teilzeit-Tagen?
Kann ein Mitarbeitender das Modell unterjährig wechseln?
Lässt sich der Fahrtkostenzuschuss mit anderen Benefits kombinieren?
Lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Ihr Unternehmen?
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Standorte, das Pendelverhalten Ihrer Belegschaft und Ihre Payroll – und zeigen, wie die Entfernungspauschale pauschal oder tagesgenau sauber bei Ihnen läuft.
Unverbindlich beraten lassen Zur Beispielrechnung
Zuletzt aktualisiert: 3. August 2026
