Telefonzuschuss für Mitarbeitende – 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat
Mit dem Telefonzuschuss erstatten Sie steuerfrei den beruflich veranlassten Anteil der Telefonkosten, die über den privaten Mobilfunk- oder Festnetzanschluss Ihrer Mitarbeitenden laufen.
In drei Schritten zum Telefonzuschuss – ohne Einzelverbindungsnachweis
Sie legen Budget und Empfängerkreis fest, Mitarbeitende reichen Rechnung oder Vertrag ein, Salfy prüft gegen beide Grenzen und übergibt die Erstattung abrechnungsfertig an Ihre Payroll.
Was HR- und Payroll-Teams über Salfy sagen
„Viele Standardfragen und Upload-Prozesse landen nicht mehr direkt bei uns, das entlastet unser People-Team im Alltag spürbar. Besonders gut ist die Kombination aus Mitarbeitendenansicht und Admin-Überblick: Mitarbeitende können selbst nachsehen und einreichen, während wir trotzdem sehen, wo noch etwas offen ist oder wo ein Prozess hakt.“
Christopher Dünkel
People Operations Manager, Meoclinic
„Die Benefit-Software Salfy verschafft uns enorme Zeitersparnisse - vom Mitarbeiter-Onboarding bis Payroll läuft alles automatisch. Was allerdings besonders bemerkenswert ist und für uns einen sehr hohen Stellenwert hat, ist der grandiose Service und die Fachkompetenz bei Fragen zu Mitarbeiter-Benefits und Lohnabrechnung.“
Stephanie Schwabe
HR Manager, Christian Dior
Telefonzuschuss und Telefonkostenzuschuss 2026: Höhe, Steuern und Nachweis auf einen Blick
Was ist der Telefonzuschuss?
Der Telefonzuschuss, auch Telefonkostenzuschuss genannt, ist der steuerfreie Ersatz der beruflich veranlassten Telefonkosten, die über den privaten Mobilfunk- oder Festnetzanschluss der Mitarbeitenden anfallen. Steuerlich ist er Auslagenersatz. Ohne Einzelnachweis der Gespräche können 20 % des Rechnungsbetrags erstattet werden, höchstens 20 € im Monat.
Weil Auslagenersatz seinem Wesen nach kein Arbeitslohn ist, fällt darauf keine Lohnsteuer und kein Sozialversicherungsbeitrag an; aus demselben Grund kann er keinen Gehaltsbestandteil ersetzen. Und weil ersetzt wird, was Mitarbeitende ausgelegt haben, braucht es einen beruflichen Anlass: Ein pauschaler Betrag „für alle“ ohne diesen Bezug ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
In den Lohnsteuer-Richtlinien ist die Reihenfolge deshalb umgekehrt zu dem, was man im Markt liest: Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn und bleibt nur ausnahmsweise steuerfrei. Die 20 % und 20 € sind eine Vereinfachung innerhalb dieser Ausnahme. Sie ersparen den Einzelverbindungsnachweis, den fast niemand führen kann: Eine Telefonrechnung weist den beruflichen Anteil nicht aus.
| Weg | Was nachgewiesen wird | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Vereinfachung | kein Einzelnachweis der Gespräche; 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat | der Regelfall; setzt voraus, dass erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten anfallen |
| Durchschnitt | Aufwendungen über drei Monate nachweisen; der Monatsdurchschnitt darf fortgeführt werden | wenn der berufliche Anteil höher und über die Zeit stabil ist |
| Einzelnachweis | die tatsächlichen Aufwendungen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten | wenn der Anteil schwankt; mit der Lohnbuchhaltung abstimmen |
Quelle: R 3.50 Abs. 2 LStR (Vereinfachung Satz 4, Einzelnachweis Satz 2, Durchschnittsbetrag Satz 5). Beide Grenzen gelten gleichzeitig; ab 100 € Rechnungsbetrag greift die 20-€-Grenze, darunter die 20-%-Grenze.
Warum die Pauschale ein Haltbarkeitsdatum hat
Der pauschale Auslagenersatz bleibt nur so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Wer aus dem Außendienst in den Innendienst wechselt, telefoniert beruflich kaum noch; der Betrag läuft aber weiter, weil ihn niemand angefasst hat. Das ist der typische Befund einer Lohnsteuer-Außenprüfung: nicht der Betrag, sondern die Zuordnung, die nicht mehr stimmt.
„Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.“
R 3.50 Abs. 2 Satz 7 LStR
Fällt nicht an
- Lohnsteuer auf den Ersatz
- Sozialversicherungsbeiträge
- Pauschalsteuer für den Arbeitgeber
Ist Voraussetzung
- beruflich veranlasste Telefonkosten in der Tätigkeit
- regelmäßige Zahlung, nicht einmalig
- Zahlung zusätzlich zum Gehalt
Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 50 EStG (Auslagenersatz) · R 3.50 Abs. 1 LStR (kein Arbeitslohn, immer zusätzlich) · R 3.50 Abs. 2 LStR (Ermittlung, 20 %/20 €, Grundpreis und Telefonanlage, wesentliche Änderung) · § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV. Dies ist keine Steuerberatung.
| Kriterium | Telefonzuschuss (CALL) | Internetzuschuss (ONLINE) | Homeoffice-Ausstattung (HOME) |
|---|---|---|---|
| Was wird bezuschusst | beruflich veranlasste Telefonkosten am privaten Anschluss | private Internetkosten | Arbeitsmittel für den häuslichen Arbeitsplatz |
| Wem gehört Gerät bzw. Vertrag | den Mitarbeitenden | den Mitarbeitenden | dem Unternehmen oder den Mitarbeitenden, je nach Weg |
| Berufliche Veranlassung nötig | ja | nein | je nach Weg |
| Steuerliche Behandlung | steuerfreier Auslagenersatz | 25 % pauschal, sozialversicherungsfrei | steuerfrei oder 25 % pauschal, je nach Weg |
| Typische Höhe | 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat | bis 50 € im Monat ohne Einzelnachweis | kein gesetzlicher Betrag, Budget des Unternehmens |
| Mehr Infos | diese Seite | Internetzuschuss | Homeoffice-Ausstattung |
Rechtsgrundlagen: Internetzuschuss § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG · Telefonzuschuss § 3 Nr. 50 EStG i. V. m. R 3.50 Abs. 2 LStR · Homeoffice-Ausstattung § 3 Nr. 45 EStG bei Überlassung, § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG bei Übereignung, § 3 Nr. 50 EStG bei Erstattung. Alle drei setzen voraus, dass die Leistung zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht wird; bei der Überlassung betrieblicher Geräte gilt das nicht (R 3.45 Satz 6 LStR).
Wem der Vertrag gehört, entscheidet die Steuernorm
Diensthandy
Vertrag und Gerät laufen auf das Unternehmen
§ 3 Nr. 45 EStG: steuerfrei ohne Betragsgrenze, auch bei überwiegend privater Nutzung
Telefonzuschuss
Vertrag und Rechnung laufen auf die Mitarbeitenden
§ 3 Nr. 50 EStG: steuerfrei, begrenzt auf den beruflich veranlassten Anteil
Wer die beiden verwechselt, überträgt entweder die fehlende Betragsgrenze auf den Zuschuss oder die 20-€-Grenze auf das Diensthandy. Das ist der häufigste Irrtum zum Thema und der Grund, warum im Netz überwiegend § 3 Nr. 45 EStG genannt wird.
Stand: September 2026 · geprüft vom Salfy Payroll-Team. Dies ist keine Steuerberatung; die konkrete steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab.
Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende auf einen Blick
Für Arbeitgeber
- Kostet genau den ausgezahlten Betrag, ohne Nebenkosten.
- Deutlich günstiger als eine Bruttoerhöhung mit gleichem Netto-Effekt.
- Passt zu Belegschaften, bei denen Mobilitäts- oder Verpflegungs-Benefits ins Leere laufen.
- Weniger laufender Admin-Aufwand: Einreichung, Prüfung und Dokumentation über Salfy.
Für Mitarbeitende
- Bis zu 20 € mehr im Monat, ohne Steuer- und Sozialabgabenabzug.
- Kein Einzelverbindungsnachweis, keine Gesprächsprotokolle; ein Foto der Rechnung genügt.
- Der private Vertrag bleibt privat, mit freier Wahl von Anbieter und Tarif.
- Nachvollziehbar in der App: eingereichte Rechnung, geprüfter Betrag, Auszahlung.
Besonders sinnvoll für
Anders als beim Internetzuschuss ist der Empfängerkreis enger: Der Telefonzuschuss setzt voraus, dass in der Tätigkeit erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten anfallen; er passt damit zu Rollen, nicht zur ganzen Belegschaft.
Beispielrechnung: Telefonzuschuss oder Gehaltserhöhung – was kommt an?
Beispiel: Ein Servicetechniker soll 20 € mehr im Monat haben. Über den Telefonzuschuss kommen die 20 € vollständig an, und das Unternehmen zahlt genau diese 20 €. Über eine Bruttoerhöhung gehen Lohnsteuer und Sozialabgaben ab; der Bruttobetrag müsste deshalb etwa doppelt so hoch angesetzt werden. Beim Netto macht das keinen Unterschied, bei den Arbeitgeberkosten schon.
| Position | Telefonzuschuss (steuerfreier Auslagenersatz) | Bruttoerhöhung (gleiches Netto) |
|---|---|---|
| Rechenweg | Ersatz der beruflich veranlassten Telefonkosten | äquivalente Brutto-Erhöhung |
| Betrag / Monat | 20,00 € | ca. 39,60 € brutto |
| Lohnsteuer & SV Mitarbeitende | 0,00 € | ca. 19,60 € |
| Netto bei Mitarbeitenden | 20,00 € | 20,00 € |
| Arbeitgeber-Nebenkosten | 0,00 € | ca. 8,26 € |
| Gesamtkosten Arbeitgeber | 20,00 € | ca. 47,86 € |
Bei 20 € im Monat ersetzt der Telefonzuschuss keine Gehaltserhöhung. Der Vergleich zeigt etwas anderes: Wenn die 20 € ohnehin fließen sollen, kosten sie als Auslagenersatz genau 20 € statt rund 48 €. Wer mehr bewegen will, kombiniert ihn mit Benefits, die eine eigene Steuernorm haben. Wie sich das rechnet, zeigt der Use Case Gehaltserhöhung mit Benefits.
Payroll-ready – von der Mobilfunkrechnung zur richtigen Lohnart
Steuerlich ist der Telefonzuschuss der einfachste Benefit im Portfolio: kein Pauschsteuersatz, kein Arbeitgeberanteil, keine Freigrenze, die kippen kann. Operativ ist er einer der anspruchsvollsten, weil seine Steuerfreiheit an einer Zuordnung hängt und nicht an einem Betrag. Drei Dinge müssen zusammenkommen: erfahrungsgemäß berufliche Telefonkosten in der Tätigkeit, ein Betrag innerhalb beider Grenzen und eine dokumentierte Grundlage. Fehlt der berufliche Anlass, ist der Zuschuss steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn; die Beitragsfreiheit hängt an der Steuerfreiheit und fällt mit ihr.
Hier setzt Salfy an: Mitarbeitende laden Rechnung oder Vertrag in der App hoch, Salfy prüft gegen 20 % und 20 €, ermittelt den zulässigen Betrag, führt ihn als steuerfreien Auslagenersatz, übergibt ihn abrechnungsfertig an Ihre Payroll und legt die Einreichung nachvollziehbar ab.
Ein eingerichteter Betrag ist keine dauerhafte Zusage.
Salfy dokumentiert die Grundlage jeder Erstattung und ermittelt bei jeder neuen Einreichung neu, statt einen einmal gesetzten Betrag fortzuschreiben. Das ist nötig, weil der Ersatz nur bis zur wesentlichen Änderung der Verhältnisse steuerfrei bleibt; ein Wechsel aus dem Außendienst in eine Rolle ohne Kundenkontakt ist so ein Fall. Die Bewertung, ob eine Rolle noch berufliche Telefonkosten mit sich bringt, bleibt bei Ihnen; nachvollziehbar bleibt sie mit Salfy.
Klingt nach dem Telefonzuschuss, den Ihre Lohnbuchhaltung sich wünscht?
Unverbindlich beraten lassenRechtssicher und prüfungsfest – von Anfang an
Als Auslagenersatz geführt, nicht als Zulage.
Der Betrag wird als steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG übergeben und nicht als Gehaltsbestandteil. Daran hängt auch die Beitragsfreiheit (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV).
Beide Grenzen automatisch geprüft.
Salfy prüft jede Einreichung gegen 20 % des Rechnungsbetrags und gegen 20 € im Monat und setzt den niedrigeren der beiden Werte an. Ein pauschaler 20-€-Betrag ohne Rechnungsbezug entsteht damit nicht.
Grundlage dokumentiert, nicht fortgeschrieben.
Rechnung oder Vertrag werden erfasst und der Erstattung zugeordnet. Bei jeder neuen Einreichung wird der Betrag neu ermittelt, sodass ein einmal eingerichteter Wert nicht unbemerkt weiterläuft.
Zusätzlichkeit gewahrt.
Der Telefonzuschuss wird als Leistung zusätzlich zum Gehalt geführt, nicht als umgewandelter Gehaltsbestandteil. Auslagenersatz kann keinen anderen Arbeitslohn ersetzen (R 3.50 Abs. 1 Satz 5 LStR).
Fragen zur Prüfungssicherheit?
Sammeln Sie die Fragen Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung zum Telefonzuschuss; im Gespräch nehmen wir sie auf und holen für die Antworten unser Payroll-Team dazu.
Wann der Telefonzuschuss passt – und wann nicht
Möglich
- Für Rollen mit erfahrungsgemäß beruflichen Telefonkosten am privaten Anschluss
- Für Mobilfunk und Festnetz, unabhängig von Anbieter und Tarif
- Für definierte Gruppen; hier der Regelfall, nicht die Ausnahme
- Neben der 50-€-Sachbezugsfreigrenze, beide haben eine eigene Rechtsgrundlage
- Neben einem Diensthandy für andere Rollen
Nicht zulässig
- Als Umwandlung von Bruttogehalt
- Als pauschaler 20-€-Betrag für die gesamte Belegschaft ohne beruflichen Anlass
- Über 20 % des Rechnungsbetrags hinaus ohne ermittelten beruflichen Anteil
- Für einen Anschluss, der auf das Unternehmen läuft
- Für denselben Kostenanteil, der schon über den Internetzuschuss läuft
Der Telefonzuschuss beruht auf einer eigenen Steuernorm und lässt sich deshalb mit Essenszuschuss, Sachbezug, Entfernungspauschale oder Fahrradleasing kombinieren. Auch in einem flexiblen Benefit-Budget ist er abbildbar.
Sonderfall Internetzuschuss: Beide beruhen auf verschiedenen Steuernormen und lassen sich nebeneinander gewähren, aber nicht für dieselbe Kostenposition. Laufen Telefon und Internet in einem Kombivertrag, klären Sie die Zuordnung vorab mit Ihrer Lohnbuchhaltung.
Häufige Fragen zum Telefonzuschuss
Grundlagen & Abgrenzung
Ist der Telefonzuschuss steuerfrei?
Was ist der Unterschied zwischen Telefonzuschuss und Internetzuschuss?
Ist der Telefonzuschuss dasselbe wie ein Diensthandy?
Kann der Arbeitgeber stattdessen das Handy der Mitarbeitenden kaufen?
Höhe & Nachweis
Wie hoch darf der Telefonzuschuss sein?
Reicht die Telefonrechnung als Nachweis?
Kann ich Telefonkosten ohne Nachweis geltend machen?
Können auch Grundgebühr und Telefonanlage erstattet werden?
Umsetzung & Praxis
Läuft der Telefonzuschuss einmal eingerichtet dauerhaft weiter?
Kann der Telefonzuschuss aus dem Bruttogehalt umgewandelt werden?
Können Mitarbeitende in Teilzeit oder Minijob den Telefonzuschuss erhalten?
Wie funktioniert der Telefonzuschuss mit Salfy?
Lohnt sich der Telefonzuschuss für Ihr Unternehmen?
In 15 bis 20 Minuten wissen Sie, für welche Rollen sich der Telefonzuschuss lohnt und wie der Nachweis bis in die Abrechnung läuft. Dafür schauen wir gemeinsam auf Ihre Tätigkeiten, Ihre bestehenden Benefits und Ihre Payroll.
Unverbindlich beraten lassen Erst rechnen? Zur Beispielrechnung
Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026
