Der Essenszuschuss ist ein Mitarbeiter-Benefit, der für die Verpflegung während der Arbeitszeit eingesetzt werden kann. Mitarbeitende erhalten mit dem Essenszuschuss arbeitstäglich bis zu 7,50 Euro steuerfrei für Mahlzeiten, bspw. für den Snack während der Mittagspause oder für einen Einkauf von Lebensmitteln im Supermarkt. Für einen Monat mit 22 Arbeitstagen erhalten Mitarbeitende bis zu 165,00 Euro mehr Nettogehalt.

Für den Essenszuschuss bilden die §§ 8 Abs. 2 und 40 Abs. 2 des Einkommenssteuergesetzes die Grundlage, in Verbindung mit den entsprechenden Lohnsteuerrichtlinien. Demnach dürfen Unternehmen Ihren Mitarbeitenden unter Berücksichtigung des so genannten amtlichen Sachbezugswertes verbilligt Mahlzeiten stellen oder Mahlzeiten bezuschussen.

Der amtliche Sachbezugswert ist der geldwerte Vorteil, der einem Mitarbeitenden durch den Essenszuschuss seines Arbeitgebers zu einer Mahlzeit zufließt. Die Höhe des amtlichen Sachbezugswerts beträgt für das Jahr 2025 pro Mahlzeit 4,40 Euro und wird vom Gesetzgeber festgelegt. Dieser Betrag ist dann mit einer pauschalen Steuer von 25 % zu versteuern.

Wird dieser Betrag vom Arbeitgebenden übernommen, darf der Essenszuschuss um weitere 3,10 EUR steuerfrei erhöht werden. Der maximale Essenszuschuss für das Jahr 2025 beträgt demnach 7,50 Euro je Arbeitstag.

Um Mitarbeitenden den Essenszuschuss zur Verfügung zu stellen, definieren Sie mit der Benefit-Software Salfy einfach die maximale Höhe je Arbeitstag und bedarfsweise die Anzahl der Arbeitstage. Mitarbeitende erhalten den Essenszuschuss als Erstattung von Kosten direkt über die Lohnabrechnung ausgezahlt. Hierfür laden Mitarbeitende mit der Salfy-App ihre Rechnungen hoch, bspw. für einen Restaurantbesuch oder für einen Einkauf im Supermarkt. Salfy prüft jeden eingereichten Beleg und ermittelt die einzelnen Belegpositionen. Mahlzeiten, Lebensmittel oder alkoholfreie Getränke werden von der Software erkannt und unter Berücksichtigung der vordefinierten Höhe des Essenszuschusses sowie unter Einhaltung der lohnsteuerrechtlichen Anforderungen an die Lohnabrechnung übermittelt.

Der Essenszuschuss ist ein Mitarbeiter-Benefit, der an Arbeitstagen zur Verfügung steht. An jedem Arbeitstag dürfen Mitarbeitende den Essenszuschuss für den Erwerb von Mahlzeiten, Lebensmitteln und alkoholfreien Getränken verwenden. Für Krankheits- und Urlaubstage sowie bei Auswärtstätigkeiten, die länger als 8 Stunden andauern, steht der Essenszuschuss nicht zur Verfügung.

Als Arbeitgebender können Sie entscheiden, ob Sie den Essenszuschuss Ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum arbeitsvertraglich vereinbarten Gehalt gewähren möchten, bspw. als anstelle einer steuerpflichtigen Bruttogehaltserhöhung. Alternativ darf der Essenszuschuss als sogenannte Gehaltsumwandlung eingesetzt werden. Hierbei wird das Bruttogehalt in Höhe des monatlichen Essenszuschusses „getauscht“. Im Ergebnis ist der Bruttotausch des Essenszuschusses für Arbeitgebende kostenneutral. Mitarbeitende profitieren hierbei gleichzeitig, weil das Nettogehalt steigt, denn der Essenszuschuss ist steuerfrei, im Gegensatz zum Bruttogehalt. Beide Anwendungsbeispiele sind steuerrechtlich zulässig.