Homeoffice-Ausstattung für Mitarbeitende – welcher Weg wie versteuert wird
Ob Laptop oder Schreibtisch: Ausstattung für den häuslichen Arbeitsplatz können Sie überlassen, übereignen oder erstatten. Jeder Weg hat eine andere steuerliche Folge. Salfy ordnet die passende Lohnart zu und übergibt abrechnungsfertig an Ihre Payroll.
In drei Schritten zur Homeoffice-Ausstattung – mit klarer Zuordnung
Sie legen Budget und Weg fest, Mitarbeitende reichen ihre Anschaffung ein, Salfy prüft gegen Budget und Weg und übergibt den Betrag mit der passenden Lohnart abrechnungsfertig an Ihre Payroll.
Was HR- und Payroll-Teams über Salfy sagen
„Viele Standardfragen und Upload-Prozesse landen nicht mehr direkt bei uns, das entlastet unser People-Team im Alltag spürbar. Besonders gut ist die Kombination aus Mitarbeitendenansicht und Admin-Überblick: Mitarbeitende können selbst nachsehen und einreichen, während wir trotzdem sehen, wo noch etwas offen ist oder wo ein Prozess hakt.“
Christopher Dünkel
People Operations Manager, Meoclinic
„Die Benefit-Software Salfy verschafft uns enorme Zeitersparnisse - vom Mitarbeiter-Onboarding bis Payroll läuft alles automatisch. Was allerdings besonders bemerkenswert ist und für uns einen sehr hohen Stellenwert hat, ist der grandiose Service und die Fachkompetenz bei Fragen zu Mitarbeiter-Benefits und Lohnabrechnung.“
Stephanie Schwabe
HR Manager, Christian Dior
Homeoffice-Ausstattung 2026: Überlassung, Übereignung oder Erstattung – was gilt wann?
Was ist Homeoffice-Ausstattung?
Homeoffice-Ausstattung – auch Home Office Ausstattung genannt – sind Arbeitsmittel für den häuslichen Arbeitsplatz: Laptop, Monitor, Tastatur und Headset, Schreibtisch und ergonomischer Stuhl, Lampe, Dockingstation oder Webcam. Arbeitgeber können sie überlassen, übereignen oder die Kosten erstatten; der gewählte Weg entscheidet über Eigentum, Steuer und Lohnart.
In der Praxis liegt die Aufmerksamkeit fast immer auf der Höhe des Budgets. Steuerlich entscheidet der Weg. Das Einkommensteuergesetz begünstigt Homeoffice-Ausstattung an zwei Stellen, und beide sind eng gefasst: § 3 Nr. 45 EStG stellt die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte frei; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG erlaubt es, die Übereignung solcher Geräte mit 25 % pauschal zu versteuern. Beide Normen sprechen von Geräten, Zubehör und Software; Büromöbel nennt keine von beiden.
Daran hängt der häufigste Fehler: Ein Homeoffice-Budget lässt sich nicht als ein einziger Posten abrechnen. Für den Monitor gibt es eine Steuerregel, die ihn begünstigt, für den Schreibtisch daneben nicht. Wer beides über dieselbe Lohnart laufen lässt, verlässt bei einem der beiden die Begünstigung; auffallen kann das spätestens in einer Lohnsteuer-Außenprüfung.
| Kriterium | Überlassung | Übereignung | Kostenerstattung |
|---|---|---|---|
| Eigentum danach | Unternehmen | Mitarbeitende | Mitarbeitende |
| Steuerliche Folge | steuerfrei, auch bei überwiegend privater Nutzung | 25 % pauschale Lohnsteuer beim Arbeitgeber, dadurch sozialversicherungsfrei | steuerfrei nur als Auslagenersatz, sonst steuerpflichtiger Arbeitslohn |
| Zusätzlichkeit nötig | Nein | Ja | Ja – Auslagenersatz kann kein Gehalt ersetzen |
| Gilt für | Geräte, Zubehör, Software | Geräte, Zubehör, Software | jede Anschaffung, mit Nachweis des beruflichen Bedarfs |
Quellen: § 3 Nr. 45 EStG und R 3.45 Sätze 1 und 4 LStR (Überlassung) · § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG und R 40.2 Abs. 5 Sätze 2 bis 4 LStR (Übereignung) · § 3 Nr. 50 EStG und R 3.50 Abs. 1 Sätze 4 und 5 LStR (Auslagenersatz) · § 8 Abs. 4 EStG (Zusätzlichkeit) · R 3.45 Satz 6 LStR (Zusätzlichkeit bei der Überlassung) · § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV (Sozialversicherung).
Bei der Überlassung kommt es für die Steuerfreiheit ausdrücklich nicht darauf an, ob das Gerät zusätzlich zum Gehalt oder aufgrund einer Vereinbarung über die Herabsetzung von Arbeitslohn gestellt wird (R 3.45 Satz 6 LStR). Bei der Übereignung ist es umgekehrt: Dort verlangt das Gesetz Zusätzlichkeit (§ 8 Abs. 4 EStG), eine Gehaltsumwandlung scheidet aus.
Geräte und Möbel werden steuerlich unterschiedlich behandelt
Beides darf das Unternehmen bezahlen. Der Unterschied liegt woanders: Für Geräte, Zubehör und Software gibt es zwei Steuerregeln, die die Leistung ausdrücklich steuerfrei stellen oder pauschal versteuern lassen. Für Möbel gibt es keine solche Regel.
Geräte und Software – Überlassung oder Übereignung
- Laptop und Desktop-PC
- Monitor
- Tastatur, Maus, Dockingstation
- Headset und Webcam
- System- und Anwendungssoftware
- Ersatz und Aufrüstung vorhandener Geräte
Möbel und Einrichtung – kein Pauschalweg
- Schreibtisch, auch höhenverstellbar
- Ergonomischer Bürostuhl
- Schreibtischlampe
- Rollcontainer und Regal
- Akustikelemente und Raumteiler
- Pflanzen, Deko, Kaffeemaschine
Für Möbel heißt das nicht, dass sie nicht möglich sind. Es heißt nur, dass keiner der beiden Pauschalwege greift. Wie ein Schreibtisch oder ein Bürostuhl abzurechnen ist, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das mit Ihrer Lohnbuchhaltung, bevor Sie das Budget freigeben.
| Kriterium | Homeoffice-Ausstattung (Arbeitgeberleistung) | Homeoffice-Pauschale (Tagespauschale) |
|---|---|---|
| Wer trägt die Kosten | das Unternehmen | die Mitarbeitenden selbst |
| Wo wirkt es | in der Lohnabrechnung | in der Einkommensteuererklärung der Mitarbeitenden |
| Höhe | kein gesetzlicher Betrag; das Unternehmen legt das Budget fest | 6 € je Kalendertag, höchstens 1.260 € im Jahr |
| Voraussetzung | je nach Weg: Überlassung, Übereignung oder Kostenerstattung | die Tätigkeit wird an diesem Tag überwiegend in der häuslichen Wohnung ausgeübt und keine erste Tätigkeitsstätte aufgesucht |
| Was damit abgegolten ist | die Ausstattung selbst | die Arbeit in der häuslichen Wohnung, nicht die Ausstattung |
| Rechtsgrundlage | § 3 Nr. 45 EStG · § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG · § 3 Nr. 50 EStG | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG i. V. m. § 9 Abs. 5 EStG |
Die Homeoffice-Pauschale ist keine Arbeitgeberleistung, sondern ein Werbungskostenabzug der Mitarbeitenden; ein anderes Instrument mit anderer Rechtsgrundlage. Der Gesetzestext nennt 6 € je Tag und höchstens 1.260 € im Jahr; eine feste Zahl von Arbeitstagen steht dort nicht.
Beide Instrumente stehen nebeneinander, sie ersetzen sich nicht. Wichtig ist nur die Richtung: Die Homeoffice-Ausstattung entlastet die Mitarbeitenden, statt ihnen einen Steuerabzug zu verschaffen. Was das Unternehmen stellt oder erstattet, haben sie nicht selbst bezahlt und können es deshalb auch nicht als Werbungskosten ansetzen. Was Mitarbeitende darüber hinaus in ihrer Steuererklärung geltend machen, ist eine Frage an ihre Steuerberatung, nicht an den Arbeitgeber.
| Kriterium | Homeoffice-Ausstattung (HOME) | Internetzuschuss (ONLINE) | Telefonzuschuss (CALL) |
|---|---|---|---|
| Was wird bezuschusst | Arbeitsmittel für den häuslichen Arbeitsplatz | private Internetkosten | beruflich veranlasste Telefonkosten am privaten Anschluss |
| Wem gehört Gerät bzw. Vertrag | dem Unternehmen oder den Mitarbeitenden, je nach Weg | den Mitarbeitenden | den Mitarbeitenden |
| Berufliche Veranlassung nötig | je nach Weg | nein | ja |
| Steuerliche Behandlung | steuerfrei oder 25 % pauschal, je nach Weg | 25 % pauschal, sozialversicherungsfrei | steuerfreier Auslagenersatz |
| Typische Höhe | kein gesetzlicher Betrag, Budget des Unternehmens | bis 50 € im Monat ohne Einzelnachweis | 20 % der Rechnung, höchstens 20 € im Monat |
| Mehr Infos | diese Seite | Internetzuschuss | Telefonzuschuss |
Rechtsgrundlagen: Internetzuschuss § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG · Telefonzuschuss § 3 Nr. 50 EStG i. V. m. R 3.50 Abs. 2 LStR · Homeoffice-Ausstattung § 3 Nr. 45 EStG bei Überlassung, § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG bei Übereignung, § 3 Nr. 50 EStG bei Erstattung. Alle drei setzen voraus, dass die Leistung zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht wird; bei der Überlassung betrieblicher Geräte gilt das nicht (R 3.45 Satz 6 LStR).
Welcher Weg passt wann?
Diese vier Fragen führen in der Praxis zur Entscheidung:
- Soll das Gerät im Unternehmen bleiben? Dann ist die Überlassung der Weg: steuerfrei unabhängig vom privaten Nutzungsanteil und die einzige Variante, die auch bei einer Vereinbarung über die Herabsetzung von Arbeitslohn steuerfrei bleibt.
- Sollen Mitarbeitende Eigentümer werden? Dann kommt die Übereignung in Betracht: 25 % pauschale Lohnsteuer beim Arbeitgeber, sozialversicherungsfrei; nur für Geräte, Zubehör und Software und nur zusätzlich zum Gehalt.
- Kaufen Mitarbeitende selbst ein? Dann ist es eine Kostenerstattung: steuerfrei nur als Auslagenersatz, also mit einer Ausgabe für den Arbeitgeber und nachgewiesenem beruflichem Bedarf; ohne Nachweis steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Geht es um Büromöbel? Dann greift keiner der beiden Pauschalwege; die Einordnung ist im Einzelfall mit der Lohnbuchhaltung zu klären, bevor das Budget freigegeben wird.
- Steht „Homeoffice“ nicht im Arbeitsvertrag? Das ändert an der steuerlichen Behandlung nichts. Ob arbeitsrechtlich ein Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten vereinbart ist, entscheidet über Pflichten nach der Arbeitsstättenverordnung, nicht über die Steuerfreiheit der überlassenen Geräte.
Der Weg wird beim Einrichten des Budgets festgelegt, nicht bei der Abrechnung; er entscheidet auch darüber, was bei einem Austritt passiert.
Stand: September 2026 · geprüft vom Salfy Payroll-Team · zuletzt aktualisiert 7. September 2026. Dies ist keine Steuerberatung; die konkrete steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab.
Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende auf einen Blick
Für Arbeitgeber
- Deutlich günstiger als der gleiche Netto-Betrag über eine Bruttoerhöhung.
- Die Wahl des Wegs bleibt eine bewusste Entscheidung, nicht ein Nebeneffekt der Abrechnung.
- Weniger laufender Admin-Aufwand: Budget, Beleg und Übergabe an die Payroll laufen über Salfy.
- Gruppen lassen sich einschließen oder ausnehmen, etwa Auszubildende ohne Homeoffice.
Für Mitarbeitende
- Ein Arbeitsplatz zu Hause, der nicht aus dem eigenen Netto bezahlt werden muss.
- Bei Überlassung und Übereignung kein eigener Steuer- und Sozialabgabenabzug.
- Ein Foto der Rechnung in der App oder im Browser genügt; die Erstattung kommt mit dem Gehalt.
- Nachvollziehbar in der App: eingereichter Beleg, geprüfter Betrag, Auszahlung.
Besonders sinnvoll für
Die Homeoffice-Ausstattung schränkt den Empfängerkreis nicht gesetzlich ein. Sie können den Benefit der gesamten Belegschaft anbieten oder auf Gruppen begrenzen – etwa auf Mitarbeitende mit einer Homeoffice-Vereinbarung. Beides ist hinterlegbar.
Beispielrechnung: ein Laptop für 1.200 € – was kostet welcher Weg?
Eine Mitarbeiterin soll für das Homeoffice einen Laptop für 1.200 € erhalten. Überlassung, Übereignung und eine Bruttoerhöhung, mit der sie ihn selbst kauft, führen zu drei unterschiedlichen Arbeitgeberkosten und zu drei Antworten darauf, wem der Laptop danach gehört. Wie sich Benefits gegen eine Gehaltserhöhung rechnen, zeigt der Use Case Gehaltserhöhung mit Benefits.
| Position | Überlassung§ 3 Nr. 45 EStG | Übereignung25 % pauschal | BruttoerhöhungKauf durch die Mitarbeiterin |
|---|---|---|---|
| Rechenweg | Gerät bleibt Eigentum des Unternehmens | Gerät geht in das Eigentum der Mitarbeiterin über | äquivalente Brutto-Erhöhung für den Selbstkauf |
| Wert des Geräts | 1.200,00 € | 1.200,00 € | 1.200,00 € (Kaufpreis) |
| Nötiger Bruttobetrag | entfällt | entfällt | ca. 2.376,00 € |
| Lohnsteuer & SV Mitarbeiterin | 0,00 € | 0,00 € | ca. 1.176,00 € |
| Arbeitgeber-Nebenkosten | 0,00 € | 316,50 € | ca. 495,40 € |
| Gesamtkosten Arbeitgeber | 1.200,00 € | ca. 1.516,50 € | ca. 2.871,40 € |
| Gerät gehört danach | dem Unternehmen | der Mitarbeiterin | der Mitarbeiterin |
Am günstigsten ist die Variante, bei der das Gerät im Unternehmen bleibt. Soll die Mitarbeiterin Eigentümerin werden, kostet das über die Übereignung rund 317 € Pauschalsteuer und Solidaritätszuschlag, über eine Bruttoerhöhung rund 1.671 € Mehrkosten; die Differenz liegt bei rund 1.355 €.
Die Rechnung gilt für ein Gerät. Für einen Bürostuhl im gleichen Wert gelten die beiden linken Spalten nicht: Dort greift weder § 3 Nr. 45 EStG noch die 25 %-Pauschalierung. Und die Spalte „Bruttoerhöhung“ ist ein Vergleichsmaßstab, keine Empfehlung.
Payroll-ready – vom Beleg bis zur richtigen Lohnart
Die Homeoffice-Ausstattung wird meist als Budgetfrage eingeführt und als Lohnartenfrage wieder ausgegraben. Der Grund: Ein Budget ist ein Betrag, aber die Abrechnung braucht eine Zuordnung. Für denselben Betrag kommen drei Lohnarten in Betracht – steuerfreie Überlassung, pauschal versteuerte Übereignung, Auslagenersatz – und für Büromöbel keine der begünstigten. Wird das nicht vor dem Rollout entschieden, wird es später entschieden: von der Person, die die Abrechnung macht, oft ohne die Information, welcher Weg gemeint war.
Genau hier setzt Salfy an. Der Weg wird beim Einrichten des Budgets festgelegt, nicht bei der Buchung. Mitarbeitende reichen ihre Anschaffung über die App oder im Browser ein, Salfy prüft die Einreichung gegen Budget und Weg, ermittelt den erstattungsfähigen Betrag, ordnet die passende Lohnart zu und übergibt sie abrechnungsfertig an Ihre bestehende Payroll. Beleg und Zuordnung bleiben dokumentiert und nachvollziehbar.
Der Weg entscheidet über die Lohnart – nicht das Budget.
„Wir geben 800 € für die Homeoffice-Ausstattung“ ist eine Budgetaussage, keine steuerliche. Erst die Antwort darauf, ob das Unternehmen die Geräte stellt, sie übereignet oder Auslagen erstattet, ergibt eine Lohnart. Und weil für Möbel keine der beiden Steuerregeln greift, kann ein einziges Budget zwei verschiedene Behandlungen erfordern. Salfy trennt das an der Stelle, an der es entsteht: beim Einrichten.
Homeoffice-Budget geplant, Lohnart noch offen?
Unverbindlich beraten lassenRechtssicher und prüfungsfest – von Anfang an
Welcher Weg gilt, wem das Gerät danach gehört, welche Lohnart greift und was bei einer Prüfung vorliegen muss: Für diese Fragen gibt es bei Salfy definierte Prozesse.
Die Lohnart folgt dem Weg, nicht dem Budget.
Der Weg ist pro Budget hinterlegt; Salfy ordnet die dazu passende Lohnart zu und übergibt sie abrechnungsfertig – bei der Übereignung die mit 25 % pauschaler Lohnsteuer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 1 EStG), an der die Sozialversicherungsfreiheit hängt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Entschieden wird beim Einrichten, nicht bei der Buchung.
Geräte und Möbel getrennt erfasst, nicht als ein Posten.
Salfy erfasst beide Gruppen getrennt und ordnet sie getrennt zu, weil nur für Geräte, Zubehör und Software eine Pauschalregel greift. Damit landet ein Schreibtisch nicht in derselben Lohnart wie ein Monitor – der Fehler, der bei einem Sammelbudget am leichtesten passiert.
Der Nachweis wird mit erfasst, nicht später rekonstruiert.
Beleg, geprüften Betrag und Zuordnung legt Salfy zu den Lohnunterlagen. Bei der Kostenerstattung ist der Nachweis des beruflichen Bedarfs die Voraussetzung der Steuerfreiheit – er entsteht deshalb beim Einreichen und nicht erst, wenn eine Prüfung danach fragt.
Zusätzlichkeit pro Weg geführt, nicht pauschal.
Die Übereignung wird als Leistung zusätzlich zum Gehalt geführt (§ 8 Abs. 4 EStG). Bei der Überlassung verlangt die Verwaltungsanweisung das ausdrücklich nicht (R 3.45 Satz 6 LStR). Beide Fälle dokumentiert Salfy unterschiedlich, statt eine Regel auf alle anzuwenden.
Fragen zur Prüfungssicherheit?
Sammeln Sie die Fragen Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung; im Gespräch holen wir unser Payroll-Team dazu.
Wann die Homeoffice-Ausstattung passt – und wann nicht
Möglich
- Als Sachleistung: Das Unternehmen kauft die Geräte und behält das Eigentum
- Als Übereignung von Geräten, Zubehör oder Software, mit 25 % pauschaler Lohnsteuer
- Als Erstattung nachgewiesener Auslagen für den Arbeitgeber
- Als Baustein in einem flexiblen Benefit-Budget
- Für die gesamte Belegschaft oder für definierte Gruppen
- Bei der Überlassung auch gegen Herabsetzung von Arbeitslohn (R 3.45 Satz 6 LStR)
Nicht zulässig
- Die Übereignung als Umwandlung von Bruttogehalt (§ 8 Abs. 4 EStG)
- Ein pauschaler Betrag für die Homeoffice-Ausstattung ohne konkrete Anschaffung
- Eine Erstattung ohne Nachweis des beruflichen Bedarfs als steuerfrei zu behandeln
- Büromöbel unter § 3 Nr. 45 EStG oder die 25 %-Pauschalierung zu fassen
Die Homeoffice-Ausstattung lässt sich mit Benefits kombinieren, die eine eigene Rechtsgrundlage haben: Essenszuschuss, Sachbezug, Entfernungspauschale, Fahrradleasing, auch in einem flexiblen Benefit-Budget.
Eine Grenze: Der Internetzuschuss deckt Zugang und laufende Gebühren ab, die Homeoffice-Ausstattung die Hardware; beide beruhen auf derselben Vorschrift in unterschiedlichen Sätzen und sollten nicht für dieselbe Anschaffung in Anspruch genommen werden. Für HR und Payroll bleibt es dabei bei einer Datenübergabe und einem Ansprechpartner, unabhängig davon, wie viele Benefits Sie anbieten.
Häufige Fragen zur Homeoffice-Ausstattung
Grundlagen & Abgrenzung
Was ist Homeoffice-Ausstattung?
Was muss der Arbeitgeber fürs Homeoffice stellen?
Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice-Ausstattung und Homeoffice-Pauschale?
Worin unterscheiden sich Homeoffice-Ausstattung, Internetzuschuss und Telefonzuschuss?
Setzt die Homeoffice-Ausstattung voraus, dass „Homeoffice“ im Arbeitsvertrag steht?
Steuer & Grenzen
Ist Homeoffice-Ausstattung steuerfrei?
Wem gehört das Gerät – und was heißt das steuerlich?
Gilt das auch für Büromöbel – wer bezahlt den Bürostuhl im Homeoffice?
Was darf der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?
Kann Homeoffice-Ausstattung aus dem Bruttogehalt umgewandelt werden?
Umsetzung & Praxis
Was passiert mit der Ausstattung bei einem Austritt?
Was gilt, wenn ein Gerät defekt ist oder ersetzt wird?
Können bestimmte Gruppen ausgenommen werden?
Können Mitarbeitende selbst auswählen, was sie anschaffen?
Wie funktioniert die Homeoffice-Ausstattung mit Salfy?
Lohnt sich die Homeoffice-Ausstattung für Ihr Unternehmen?
Wir schauen in 15–20 Minuten gemeinsam auf Ihre geplante Ausstattung, Ihre bestehenden Benefits und Ihre Payroll – und zeigen, was welcher Weg kostet und wem das Gerät danach gehört.
Unverbindlich beraten lassen Erst rechnen? Zur Beispielrechnung
Zuletzt aktualisiert: 7. September 2026
