FAQ
Häufige Fragen - Für Arbeitgeber
Salfy ermöglicht Ihnen, als Arbeitgeber Benefits auszuwählen und gemäß den gesetzlichen Freibeträgen und Höchstgrenzen ein Budget festzulegen. Ihre Mitarbeiter erhalten einen persönlichen Zugang zu Salfy und erbringen eigenständig die erforderlichen Nachweise. Salfy prüft diese Nachweise auf Erstattungs- und Zuschussfähigkeit, archiviert diese GoBD-konform und liefert die zur Auszahlung erforderlichen Daten an Ihre Lohnabteilung. Ihre Mitarbeiter erhalten die Benefits über die Gehaltsabrechnung im Folgemonat ausgezahlt.
Mit dem Begriff Benefits werden Zusatzleistungen beschrieben, die Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt gewähren. Eine Vielzahl dieser Benefits, auch bekannt als Sachbezüge und Sachzuwendungen, ist steuerlich begünstigt und sogar steuerfrei, sofern bestimmte lohnsteuerliche Voraussetzungen eingehalten bzw. erfüllt werden. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern zweckbestimmt Zuschüsse gewähren und Kosten erstatten.
Benefits können Mitarbeitern grundsätzlich jederzeit gewährt werden. Grundvoraussetzung für die meisten Benefits ist, dass diese zusätzlich zum geschuldeten Gehalt vereinbart werden. Das bedeutet, dass ein Tausch von Bruttogehalt mit Benefits nicht zulässig ist. Allerdings können die Benefits als Alternative zu einer klassischen Bruttogehaltserhöhung oder einer einmaligen Bruttobonuszahlung eingesetzt werden. Dadurch erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Netto und Sie als Arbeitgeber sparen Lohnnebenkosten.
Voraussetzung für die steuerliche Begünstigung ist die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Anforderungen. Diese Anforderungen variieren je nach Benefit in Höhe (Freigrenzen und Freibeträge), Anwendungsart (anteiliger Zuschuss bis zur vollen Kostenerstattung) und Nachweiserfordernis (einmalige Nachweise bis hin zu täglicher Belegführung).
Im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt liefert Ihnen Salfy sämtliche Nachweise, die der zuständige Betriebsprüfer einsehen möchte. Auch eine zufällige Auswahl beliebiger Nachweise oder eine vollständige Archiv-Datei für einen beliebigen Zeitraum mit allen Einzelbelegen steht Ihnen zur Verfügung.
Die Prüfung der Belege ist essenzieller Bestandteil zur Einhaltung der lohnsteuerrechtlichen Anforderungen. Damit wird gewährleistet, dass nur für diejenigen Belege ein Zuschuss bzw. eine Kostenerstattung erfolgt, die den Vorschriften der Finanzverwaltung entsprechen und im Rahmen einer Betriebsprüfung unbeanstandet bleiben. Dies übernimmt Salfy für Sie.
Ja, sowohl Salfy als auch alle Benefits sind streng an die lohnsteuerlichen Anforderungen des Gesetzgebers ausgerichtet. Darüber hinaus kann jedes Unternehmen bei seinem zuständigen Finanzamt eine lohnsteuerlichen Anrufungsauskunft einholen, mit welcher verbindlich die rechtliche Zulässigkeit bestätigt wird. Gerne holen wir mithilfe unserer spezialisierten Steuerberatungskanzlei kostenfrei eine entsprechende Auskunft für Sie ein.
Sie können Salfy 30 Tage kostenfrei in vollem Funktionsumfang testen. Hierzu müssen Sie lediglich Ihren persönlichen Account anlegen. Das ist in wenigen Schritten erledigt und Salfy hilft Ihnen dabei. Alternativ stellen wir Ihnen gerne in einer Web-Demo die Funktionsweisen vor. Zur Terminvereinbarung geht es hier entlang.
Die Kosten für Salfy sind abhängig von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und der Benefits, die Sie einsetzen möchten und beginnen bei 2,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein persönliches Angebot, speziell auf Ihre Wünsche zugeschnitten.
Mit Salfy können Sie eine Vielzahl von Benefits ohne administrativen Aufwand Ihren Mitarbeitern gewähren. Essensschecks, Prepaid-Karten und Gutscheine müssen bei Anbietern bestellt, immer wieder physisch an Ihre Mitarbeiter verteilt und Veränderungen den jeweiligen Anbietern angezeigt werden. Ihre Mitarbeiter erhalten die Benefits direkt über die Gehaltsabrechnung und sind nicht gezwungen Essensschecks oder Gutscheine innerhalb einer bestimmten Gültigkeitsdauer bei ausgewählten Akzeptanzpartnern einzulösen oder mit einer weiteren Prepaid-Kreditkarte Waren und Dienstleistungen zu erwerben. Damit sind die Benefits für Ihre Mitarbeiter direkt spürbar als Nettogehalt und werden zu 100 % steuerkonform angewandt.
Häufige Fragen - Für Arbeitnehmer
Salfy ist eine Software, die Ihren Arbeitgeber dabei unterstützt, Ihnen als Mitarbeiter Benefits zusätzlich zu Ihrem Gehalt zu gewähren und die lohnsteuerrechtlichen Voraussetzungen für die Steuervergünstigung der Benefits einzuhalten.
Salfy ist für Sie als Mitarbeiter kostenfrei. Alle Kosten übernimmt Ihr Arbeitgeber.
Benefits sind Zusatzleistungen, die Sie von Ihrem Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt erhalten. Eine Vielzahl dieser Benefits ist steuerlich begünstigt und sogar steuerfrei, sofern bestimmte lohnsteuerliche Voraussetzungen eingehalten bzw. erfüllt werden. Die wesentlichste Voraussetzung liegt darin, Nachweise für Ihnen persönlich entstandene Kosten in Form von Belegen zu erbringen. Zusätzlich zu Ihrem Gehalt erhalten Sie damit Erstattungen und Zuschüsse für Ihnen entstandene Kosten und das direkt netto.
Es gibt eine Vielzahl an Benefits, die sich im Einzelnen sehr stark voneinander unterscheiden. Beispielweise gibt es lohnsteuerpflichtige Benefits, wie der Dienstwagen. Mit Salfy erhalten Sie jedoch steuerfreie Benefits oder solche, für die Ihr Arbeitgeber Ihre Lohnsteuer übernehmen darf. Dazu zählen Erstattungen und Zuschüsse zu laufenden Kosten, z. B. Strom, Tanken sowie Essenszuschüsse, Zuschüsse zu Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Erstattungen von Internet- und Telefonkosten, Zuschüsse zum Urlaub, Gesundheitsförderung und Kinderbetreuung.
Sobald Ihr Arbeitgeber Ihnen ein persönliches Benutzerkonto eingerichtet hat, erhalten Sie Ihre Zugangsdaten. Salfy stellt Ihnen die Benefits, die Ihr Arbeitgeber Ihnen gewähren möchte, im Detail vor. Dann können Sie zu jedem Benefit den erforderlichen Nachweis einreichen. Sie fotografieren einfach einen Beleg oder laden diesen als Datei hoch. Das ist schon alles. Salfy prüft diese Nachweise auf Erstattungs- und Zuschussfähigkeit und archiviert diese. Ihre Benefits erhalten Sie im Folgemonat über Ihre Gehaltsabrechnung.
Die Prüfung Ihrer eingereichten Belege ist essenzieller Bestandteil zur Einhaltung lohnsteuerrechtlicher Voraussetzungen. Damit wird gewährleistet, dass Sie nur für diejenigen Belege einen Zuschuss bzw. eine Kostenerstattung erhalten, die den Vorschriften der Finanzverwaltung entsprechen, bis zur Höhe Ihnen entstandener Kosten, jedoch maximiert auf die steuerlichen Freibeträge.
Nein, grundsätzlich sind die von Ihnen eingereichten Belege für Ihren Arbeitgeber nicht einsehbar. Einzige Ausnahme ist die sogenannte Betriebsprüfung. Hier kann es vorkommen, dass ein Betriebsprüfer die Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen feststellen möchte. In diesem Fall erhält der Betriebsprüfer im Regelfall einen Auszug unterschiedlicher Nachweise.
Nein, grundsätzlich haben vom Arbeitgeber gewährte Benefits und erstattete Kosten keinen Einfluss auf Ihre Einkommenssteuererklärung. Einzige Ausnahme stellen, in einem gewissen Rahmen, Kosten für Internet sowie öffentlichen Personennahverkehr dar. Hier können Sie diese Kosten in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen. Allerdings erhalten Sie diese dann nicht erstattet. Vielmehr mindern diese Kosten unter bestimmten Voraussetzungen lediglich Ihre Einkommenssteuer in einem individuellen Verhältnis. In den meisten Fällen ist daher ein Zuschuss des Arbeitgebers sinnvoller, da dadurch Ihr monatliches Nettogehalt direkt erhöht wird.
Ja, sowohl Salfy als auch alle Benefits sind streng an den lohnsteuerlichen Anforderungen des Gesetzgebers ausgerichtet.
