Verpflegungsmehraufwand – Reisetage payroll-sauber an die Abrechnung übergeben
An Reisetagen greifen die Verpflegungspauschalen: 14 € oder 28 € pro Tag, steuerfrei erstattbar nach § 3 Nr. 16 EStG. Sie übermitteln die Reisetage, Salfy ordnet die richtige Lohnart zu und übergibt sie abrechnungsfertig – gemeinsam mit Ihren übrigen Benefits, in einer Übergabe an die Payroll.
In drei Schritten vom Reisetag zur Auszahlung
Der Verpflegungsmehraufwand entsteht und wird dort berechnet, wo Ihre Reisedaten liegen: in der Reisekostenabrechnung, im HR-System oder in einer Liste. Salfy übernimmt ab der Übergabe und bringt den Betrag mit der richtigen Lohnart in die Abrechnung.
Was HR- und Payroll-Teams über Salfy sagen
„Viele Standardfragen und Upload-Prozesse landen nicht mehr direkt bei uns, das entlastet unser People-Team im Alltag spürbar. Besonders gut ist die Kombination aus Mitarbeitendenansicht und Admin-Überblick: Mitarbeitende können selbst nachsehen und einreichen, während wir trotzdem sehen, wo noch etwas offen ist oder wo ein Prozess hakt.“
Christopher Dünkel
People Operations Manager, Meoclinic
„Die Benefit-Software Salfy verschafft uns enorme Zeitersparnisse - vom Mitarbeiter-Onboarding bis Payroll läuft alles automatisch. Was allerdings besonders bemerkenswert ist und für uns einen sehr hohen Stellenwert hat, ist der grandiose Service und die Fachkompetenz bei Fragen zu Mitarbeiter-Benefits und Lohnabrechnung.“
Stephanie Schwabe
HR Manager, Christian Dior
Verpflegungsmehraufwand 2026: Pauschalen, Kürzung und Dreimonatsfrist auf einen Blick
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist der pauschale Ausgleich für höhere Verpflegungskosten bei beruflicher Auswärtstätigkeit. Wer mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, dem stehen 14 € pro Tag zu, bei vollen 24 Stunden 28 € (§ 9 Abs. 4a EStG). Arbeitgeber können diese Pauschalen steuerfrei erstatten.
Drei Faktoren entscheiden, welcher Betrag am Ende steuerfrei bleibt: die Abwesenheitsdauer, die vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten und die Dreimonatsfrist. Die ersten beiden stehen in den Tabellen unten. Die Frist wird in der Praxis am häufigsten übersehen: Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte steht keine Pauschale mehr zu, und erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt sie neu. Wer mehr zahlen möchte als die Pauschale, kann bis zum Doppelten aufstocken und den Aufstockungsanteil pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG); alles darüber ist individuell steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Bei der Kürzung liegt die häufigste Fehlerquelle. Frühstück mindert die Pauschale um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent. Bezugsgröße ist dabei immer die volle Tagespauschale von 28 €, auch an Tagen, für die nur 14 € zustehen. Wird am Abreisetag ein Hotelfrühstück gestellt, sinkt die Pauschale deshalb um 5,60 € auf 8,40 € und nicht um 2,80 € auf 11,20 €; mehrere gestellte Mahlzeiten können sie auf null senken, nie darunter.
Bei Auslandsreisen gelten länderweise Pauschbeträge: 120 beziehungsweise 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz, jährlich festgesetzt vom Bundesministerium der Finanzen, für 2026 im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Maßgeblich ist der Ort, den die reisende Person vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, nicht das Reiseziel.
| Situation | Voraussetzung | Steuerfreie Pauschale |
|---|---|---|
| Eintägige Auswärtstätigkeit | mehr als 8 Stunden abwesend | 14 € |
| Eintägige Auswärtstätigkeit | 8 Stunden oder weniger abwesend | 0 € |
| Mehrtägige Reise, An- und Abreisetag | auswärtige Übernachtung, keine Mindestdauer | jeweils 14 € |
| Mehrtägige Reise, voller Zwischentag | 24 Stunden abwesend | 28 € |
| Dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte, ab dem 4. Monat | Dreimonatsfrist abgelaufen | 0 € |
Beträge nach § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, steuerfrei erstattbar durch den Arbeitgeber nach § 3 Nr. 16 EStG. Die Aufstockung mit 25 % ist nur möglich, solange überhaupt eine Pauschale zusteht: Nach Ablauf der Dreimonatsfrist entfällt sie zusammen mit der Pauschale.
| Gestellte Mahlzeit | Kürzung | Kürzungsbetrag | Rest bei 28 € Tagespauschale | Rest bei 14 € Tagespauschale |
|---|---|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € | 22,40 € | 8,40 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € | 16,80 € | 2,80 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € | 16,80 € | 2,80 € |
| Frühstück und Mittagessen | 60 % | 16,80 € | 11,20 € | 0,00 € |
| Alle drei Mahlzeiten | 100 % | 28,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
Die Prozentsätze beziehen sich in allen Fällen auf die volle Tagespauschale von 28 € (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung darf die zustehende Pauschale nicht übersteigen; ein Eigenanteil der Mitarbeitenden mindert den Kürzungsbetrag.
Damit die Erstattung steuerfrei bleibt
- Es muss eine tatsächliche Auswärtstätigkeit vorliegen: beruflich veranlasst, außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- Anlass, Datum, Ziel und Dauer der Reise sind zu dokumentieren; Belege für einzelne Mahlzeiten sind nicht erforderlich.
- Gestellte Mahlzeiten mindern die Pauschale um 20 beziehungsweise 40 Prozent der vollen Tagespauschale.
- Die Pauschale steht für höchstens drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte zu; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu.
Rechtsgrundlagen: § 3 Nr. 16 EStG · § 9 Abs. 4a EStG · § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG · R 9.6 LStR · BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (Auslandspauschalen ab 1. Januar 2026).
Stand: August 2026 · geprüft vom Salfy Payroll-Team. Dies ist keine Steuerberatung; die konkrete steuerliche Behandlung hängt vom Einzelfall ab.
Vorteile für Arbeitgeber und Mitarbeitende auf einen Blick
Der Verpflegungsmehraufwand ist kein Benefit, den man breit ausrollt. Er wirkt dort, wo Menschen ohnehin unterwegs sind. Ermittelt wird er weiter in Ihrem Reisekostenprozess; was sich mit Salfy ändert, ist der Weg von dort in die Lohnabrechnung.
Für Arbeitgeber
- Erstattung bleibt innerhalb der Pauschalen steuer- und sozialabgabenfrei
- Eine Abrechnungsübergabe für alle Benefits statt einer eigenen für Reisetage
- Eine einheitliche Regel für Reisetage statt Einzelfallentscheidungen je Team
- Reisende Teams müssen nicht dauerhaft vom Essenszuschuss ausgenommen werden
Für Mitarbeitende
- Bis zu 28 € pro Reisetag, netto wie brutto identisch
- Keine Quittungen für Kaffee, Brötchen oder Mittagessen unterwegs
- Auszahlung mit der regulären Gehaltsabrechnung, keine separate Überweisung
- Feste gesetzliche Sätze statt Ermessensentscheidung des Arbeitgebers
Beispielrechnung: Was acht Reisetage im Monat ergeben – und was dasselbe Netto über das Gehalt kosten würde
Viele Unternehmen zahlen den Verpflegungsmehraufwand längst. Wer ihn noch nicht zahlt, sieht hier, was er für die betroffene Gruppe bedeutet. Eine Außendienstmitarbeiterin ist im Monat an acht Tagen auswärts: sechs eintägige Kundentermine mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit und eine zweitägige Reise mit Übernachtung, bei der das Hotelfrühstück gestellt wird. Die Rechnung zeigt, was davon bei ihr ankommt und was derselbe Nettobetrag als Bruttoerhöhung kosten würde.
| Position | Verpflegungspauschale (steuerfrei) | Bruttoerhöhung (gleiches Netto) |
|---|---|---|
| Rechenweg | 6 Kundentermine × 14 € + An-/Abreisetag 2 × 14 €, abzüglich 5,60 € Frühstückskürzung | äquivalente Brutto-Erhöhung |
| Betrag / Monat | 106,40 € | ca. 181 € brutto |
| Lohnsteuer & SV Mitarbeitende | 0 € | ca. 75 € |
| Netto bei Mitarbeitenden | 106,40 € | 106,40 € |
| Lohnnebenkosten Arbeitgeber | 0 € | ca. 43 € |
| Gesamtkosten Arbeitgeber | 106,40 € | ca. 224 € |
Vereinfachtes Modell mit branchenüblichen Annahmen; tatsächliche Steuer- und Sozialversicherungsbeträge variieren je nach Steuerklasse, Bundesland und Krankenkasse. Dies ist keine Steuerberatung.
Die Verpflegungspauschale ist keine frei wählbare Gehaltskomponente. Sie setzt eine tatsächliche Auswärtstätigkeit mit den genannten Abwesenheitszeiten voraus und entfällt nach drei Monaten an derselben Tätigkeitsstätte. Ohne Reise entsteht kein Anspruch.
Payroll-ready – der Reisetag kommt dort an, wo auch Ihre übrigen Benefits ankommen
Der Verpflegungsmehraufwand wird in den meisten Unternehmen bereits gezahlt, nur eben getrennt: berechnet im Reisekostentool oder in Excel, freigegeben in einem zweiten Prozess, an die Abrechnung übergeben in einer dritten Datei. Solange er allein steht, funktioniert das. Sobald daneben ein Essenszuschuss läuft, kommt eine Frage dazu, die je nach Ausgestaltung unterschiedlich beantwortet wird: Was gilt an einem Reisetag? In der Praxis wird sie oft dadurch erledigt, dass reisende Teams den Essenszuschuss gar nicht erst bekommen.
Salfy setzt an dieser Stelle an, nicht bei der Reisekostenabrechnung. Sie übermitteln die Reisetage, Salfy ordnet die Lohnart zu, übergibt sie abrechnungsfertig an die Payroll und wendet Ihre Regel für den Essenszuschuss auf genau diese Tage an.
Was Salfy hier nicht ist
Salfy ersetzt keine Reisekostenabrechnung. Fahrten, Übernachtungen und Nebenkosten bleiben in dem System, in dem sie heute erfasst werden; die Belege dazu liegen uns nicht vor. Was Salfy übernimmt, ist die Strecke danach: Auszahlung über die Lohnabrechnung, korrekte Lohnart und der Abgleich mit dem Essenszuschuss. Wenn Sie ohnehin darüber nachdenken, Insellösungen zusammenzuführen, ist das die Schnittstelle, an der sich das lohnt.
Läuft der Verpflegungsmehraufwand bei Ihnen noch nebenher?
Unverbindlich beraten lassenRechtssicher und prüfungsfest – von Anfang an
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung läuft es bei Verpflegungsmehraufwendungen auf eine Frage zu: Warum wurde an einem bestimmten Tag ein bestimmter Betrag erstattet? Die Antwort liegt in zwei Systemen. Ihre Reisekostenabrechnung liefert Anlass, Dauer und Höhe; Salfy die Zuordnung zur Lohnart, den Steuerstatus und den Abgleich mit dem Essenszuschuss. Wo die Grenze zwischen beiden verläuft, gehört vor dem Rollout geklärt.
Eine Regel, konsistent angewendet.
Ihre Festlegung zum Zusammenspiel von Reisetag und Essenszuschuss gilt für alle Mitarbeitenden gleich und wird auf jeden gemeldeten Reisetag angewendet. Bei einer Prüfung ist damit eine Systematik nachweisbar und keine Sammlung von Einzelfallentscheidungen.
Richtige Lohnart, richtiger Steuerstatus.
Steuerfreie und pauschal versteuerte Anteile gehen getrennt und mit zugeordneter Lohnart in die Abrechnung. Die ausgezahlten Beträge bleiben je Mitarbeitendem und Abrechnungsmonat nachvollziehbar; die Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland.
Was in Ihrem Reisekostenprozess bleibt.
Höhe der Pauschale, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und Dreimonatsfrist je Einsatzort werden in Ihrer Reisekostenabrechnung ermittelt. Salfy übernimmt die übermittelten Werte, ohne sie erneut zu prüfen. Die fachliche Prüfung bleibt in Ihrem Prozess und, wo nötig, bei Ihrer Steuerberatung.
Ein Übergabeweg für alle Benefits.
Verpflegungsmehraufwand und Essenszuschuss laufen über dieselbe Übergabe an die Payroll. Bei einer Prüfung muss niemand zwei Systeme nebeneinanderlegen, um nachzuvollziehen, was an einem konkreten Tag abgerechnet wurde.
Fragen zur Prüfungssicherheit?
Sammeln Sie die Fragen Ihrer Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung: Datenübergabe, Zuordnung der Lohnart, Abgleich mit dem Essenszuschuss. Für die Antworten holen wir unser Payroll-Team dazu. Einen Überblick für Payroll und Steuerberatung gibt die Seite Für Payroll & Steuerberater.
Verpflegungsmehraufwand, Essenszuschuss oder Entfernungspauschale – was passt wann?
Verpflegungsmehraufwand, Essenszuschuss und Entfernungspauschale betreffen drei verschiedene Sachverhalte: die Auswärtstätigkeit, den regulären Arbeitstag und den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte. Jeder beruht auf einer eigenen Steuernorm. Eine Berührung gibt es nur am Reisetag, und zwar zwischen Verpflegungsmehraufwand und Essenszuschuss.
| Kriterium | Verpflegungsmehraufwand | Essenszuschuss | Entfernungspauschale |
|---|---|---|---|
| Was wird ausgeglichen | Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit | arbeitstägliche Mahlzeit am Arbeitsort oder im Homeoffice | Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte |
| Wann | Reisetage ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit; An- und Abreisetage ohne Mindestdauer | reguläre Arbeitstage, Abwesenheitstage abgezogen | Arbeitstage mit Präsenz |
| Betrag | 14 € oder 28 € pro Tag | bis zu 7,67 € pro Arbeitstag | 0,38 € je Entfernungskilometer |
| Rechtsgrundlage | § 3 Nr. 16 i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG | § 8 Abs. 2 EStG, R 8.1 Abs. 7 LStR | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG |
| Steuerliche Behandlung | steuerfrei innerhalb der Pauschalen; Aufstockung 25 % pauschal | Sachbezugswert pauschal 25 % oder per Eigenanteil, Zuschuss steuerfrei | 15 % pauschal (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG) |
| Belege für Einzelposten | nein; Reisedaten dokumentieren | ja, Beleg-Upload | nein |
| Mehr Infos | diese Seite | Essenszuschuss | Entfernungspauschale |
Was am Reisetag mit dem Essenszuschuss passiert
Kann jemand am Reisetag zusätzlich den Essenszuschuss nutzen? Grundsätzlich ja. Was sich unterscheidet, ist die steuerliche Behandlung des Zuschusses, und die hängt davon ab, wie lange der Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte läuft.
Die Verpflegungspauschale steht zu, und ein Essenszuschuss, den Mitarbeitende selbst einlösen, kürzt sie nicht. Anders als an einem Bürotag wird er dafür nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.
Die Verpflegungspauschale entfällt. Der Reisetag wird steuerlich wie ein regulärer Arbeitstag behandelt, der Essenszuschuss läuft also wieder nach den üblichen Regeln.
Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht, sondern eine Festlegung, die zur Ausgestaltung passen muss und mit Ihrer Steuerberatung abzustimmen ist. In Salfy wird sie einmal hinterlegt, statt sie je Team und Monat neu zu treffen.
Rechtsgrundlagen dieses Absatzes: § 9 Abs. 4a Satz 8 und 11 EStG · R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. a LStR · BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern, Rz. 76.
Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Grundlagen & Abgrenzung
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Wird die Verpflegungspauschale 2026 erhöht?
Worin unterscheidet sich der Verpflegungsmehraufwand vom Essenszuschuss?
Was gilt als Auswärtstätigkeit?
Wer hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale?
Steuer & Abrechnung
Ist die Verpflegungspauschale wirklich steuerfrei?
Wie wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt?
Was passiert nach drei Monaten am selben Einsatzort?
Kann der Arbeitgeber mehr als die Pauschale zahlen?
Was gilt bei einer Dienstreise über Mitternacht?
Umsetzung & Praxis
Welche Nachweise braucht die Lohnabrechnung?
Was gilt bei Dienstreisen ins Ausland?
Wie funktioniert der Verpflegungsmehraufwand mit Salfy?
Ersetzt Salfy unsere Reisekostenabrechnung?
Können Mitarbeitende am selben Tag Essenszuschuss und Verpflegungspauschale bekommen?
Wen betrifft der Verpflegungsmehraufwand bei Ihnen?
Wir gehen Ihre Reiseprofile und die betroffenen Teams durch und klären, wie sich der Verpflegungsmehraufwand in Ihre Abrechnung einfügt. Wenn weitere Benefits dazukommen, laufen sie über dieselbe Übergabe an die Payroll.
Unverbindlich beraten lassen Zur Beispielrechnung
Zuletzt aktualisiert: 11. August 2026
