Verpflegungsmehraufwand
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Verpflegungsmehraufwand – Vorteile
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Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerlich begünstigte Pauschale, die Mitarbeitenden für zusätzliche Verpflegungskosten während beruflich bedingter Auswärtstätigkeiten gewährt werden kann.
Wenn Mitarbeitende außerhalb ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte tätig sind, entstehen oft höhere Verpflegungskosten.
Um diesen Mehraufwand auszugleichen, können Arbeitgeber pauschale Beträge steuerfrei erstatten.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für den Verpflegungsmehraufwand?
Die rechtlichen Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand finden sich im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4a EStG) und werden durch die Lohnsteuer-Richtlinien (R 9.6 LStR) konkretisiert.
Diese Vorschriften legen fest, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei gewährt werden können.
Diese Pauschalen dürfen steuerfrei ausgezahlt werden, sofern keine Mahlzeiten gestellt oder übernommen wurden. Werden beispielsweise Frühstück oder Abendessen vom Arbeitgeber oder Dritten gezahlt, müssen die Pauschalen gekürzt werden (sogenannte Sachbezugswertkürzung).
Für Dienstreisen ins Ausland gelten gesonderte Verpflegungspauschalen, die jährlich im Bundesreisekostengesetz (BRKG) festgelegt werden – abhängig vom jeweiligen Land und der Stadt.
Wichtig: Die Pauschalen dürfen nicht überschritten werden, wenn sie steuerfrei bleiben sollen. Höhere Erstattungen sind nur möglich, wenn sie pauschal oder individuell versteuert werden.
Wie funktioniert der Verpflegungsmehraufwand mit Salfy?
Mit Salfy gestalten Sie die Abwicklung des Verpflegungsmehraufwands effizient und digital:
Automatisierte Berechnung: Salfy ermittelt automatisch die steuerfreien Pauschalen basierend auf den Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeitenden Einfache Integration:
Die Lösung lässt sich nahtlos in Ihre bestehende HR- und Payroll-Systeme integrieren.
Transparente Dokumentation: Alle Erstattungen werden übersichtlich dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Rechtssicherheit: Durch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben minimieren Sie das Risiko von Fehlern und Nachforderungen bei Prüfungen.
Wann dürfen Mitarbeitende den Verpflegungsmehraufwand erhalten?
Mitarbeitende haben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, wenn sie aus beruflichen Gründen von ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind.
Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit: Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14,00 Euro pro Tag Abwesenheit von 24 Stunden: 28,00 Euro pro Tag An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14,00 Euro Diese Pauschalen gelten auch bei Auswärtstätigkeiten ohne Übernachtung.
Wichtig ist, dass die Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt und die genannten Abwesenheitszeiten erfüllt sind.
Wie kann der Verpflegungsmehraufwand gewährt werden?
Arbeitgeber können den Verpflegungsmehraufwand auf zwei Arten gewähren:
Steuerfreie Erstattung:
Die Pauschalen können bis zu den gesetzlich festgelegten Höchstbeträgen steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden
Pauschalversteuerung:
Darüber hinausgehende Beträge können mit einem Pauschsteuersatz von 25 % versteuert werden, sofern der Gesamtbetrag das Doppelte des steuerfreien Verpflegungsmehraufwands nicht übersteigt.
Mit Salfy können Sie beide Varianten flexibel und compliance-sicher umsetzen.
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