Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras – Welche Benefits gibt es und was sind die Unterschiede

Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras – Welche Benefits gibt es und was sind die Unterschiede (2021)

Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Und bei all dem vielen Sand oder eben der Vielzahl an Benefits und Gehaltsextras ist es durchaus herausfordernd, den Überblick zu behalten.

Besonders herausfordernd ist dabei die Unterscheidung einzelner Benefits und Gehaltsextras. Einerseits unterscheiden sich Benefits in ihrer Art und Weise selbst, anderseits in ihrer steuerrechtlichen Behandlung.

Wir bringen heute Licht ins Dunkel der Benefit-Welt und haben dafür einzelne Benefits und Gehaltsextras in praktische Kategorien unterteilt.

Inhaltsverzeichnis

Definition Benefits und Gehaltsextras

Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras lassen sich als betriebliche Zusatzleistungen des Arbeitgebers an Beschäftigte definieren. Dazu zählen ebenfalls Corporate Benefits oder auch Sachzuwendungen. Es handelt sich hierbei also um Mitarbeiterangebote und Mitarbeitervorteile, die typischerweise zusätzlich zum Entgelt gewährt werden.

Aus steuerrechtlicher Sicht wird im Kontext von Benefits und Gehaltsextras auch von sogenannten geldwerten Vorteilen gesprochen. Bei geldwerten Vorteilen handelt es sich ebenfalls um Leistungen des Arbeitgebers an Mitarbeitende auf Grund des Beschäftigungsverhältnisses. Mit der Definition des geldwerten Vorteils schafft der Gesetzgeber quasi eine Abgrenzung zum „normalen“ Entgelt, also dem Lohn und Gehalt. Darüber hinaus werden damit Richtlinien definiert, wie einzelne Benefits und Gehaltsextras steuerrechtlich zu behandeln sind, also inwieweit ein Benefit oder geldwerter Vorteil Steuern und Sozialabgaben auslöst.

Welche Benefits und Gehaltsextras gibt es?

Die Vielfalt an Benefits und Gehaltsextras ist schier grenzenlos. Das liegt insbesondere daran, dass Benefits und Gehaltsextras für Unternehmen und für Beschäftigte über die letzten 10 Jahre an Bedeutung gewonnen haben und zunehmend weiter an Bedeutung gewinnen.

So zählen inzwischen kostenfreie Getränke und Obst ebenso als Benefit und Gehaltsextra, wie auch der Dienstwagen oder das Dienstfahrrad. Aber auch Essenszuschüsse, die Übernahme von Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Beihilfen zur Erholung sind typische und überaus beliebte Benefits, wie auch flexible Arbeitszeiten und eine flexible Arbeitsgestaltung, wahlweise aus dem Office oder von zuhause.

Insbesondere die beiden letztgenannten Benefits – flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auch aus dem Home-Office zu arbeiten – haben innerhalb der letzten zwei Jahre an Stellenwert gewonnen. So wünschen sich ca. 70% aller Beschäftigten flexible Arbeitszeiten und eine variable Arbeitsgestaltung.

Zusammenfassend können Benefits und Gehaltsextras unterschiedlichste Formen annehmen. Dies können bspw. Waren oder materielle Vorteile, Dienstleistungen, Gutscheine, Prämien oder auch Geldbeträge in Form von Kostenerstattungen sein.

Welche Unterschiede gibt es bei Benefits und Gehaltsextras?

Die Unterschiede einzelner Benefits und Gehaltsextras lassen sich am besten herausarbeiten, wenn man diese anhand ihrer Merkmale betrachtet. So unterscheiden sich Mitarbeiter-Benefits einerseits in der Art und Weise der Hingabe, andererseits in der steuerrechtlichen Würdigung der geldwerten Vorteile. Darüber lassen sich Benefits auch arbeitsrechtlich abgrenzen.

Art und Weise der Hingabe von Benefits und Gehaltsextras

Die Art und Weise der Hingabe von Benefits und Gehaltsextras beschreibt letztendlich die Form, wie ein Benefit Beschäftigten gewährt wird. Mögliche Formen der Hingabe von Benefits sind beispielsweise Geldleistungen, Waren und Dienstleistungen sowie auch Vergünstigungen. Als Geldleistungen werden Zuschüsse und Kostenerstattungen angesehen, beispielsweise Essenszuschüsse oder Kostenerstattungen für öffentlichen Personennahverkehr. Typische Waren und Dienstleistungen sind beispielsweise der Dienstwagen oder eine Firmen-Fitness-Mitgliedschaft im Sportstudio. Vergünstigungen sind beispielsweise Rabatte, beispielsweise über Einkaufsplattformen für Arbeitgeber.

Steuerrechtliche Würdigung von Benefits und Gehaltsextras

Die Steuerrechtliche Würdigung macht eine Unterscheidung von Benefits möglich in solche, die eine Steuerlast (Lohnsteuer bzw. Einkommenssteuer) und Sozialabgaben auslösen und in Benefits, die steuerfrei oder steuerbegünstigt sind. Letztendlich geht es also um die Frage, inwieweit der geldwerte Vorteil, der mit Hingabe des Benefits entsteht, steuerfrei oder steuerpflichtig ist. Hier hat der Gesetzgeber umfassende Richtlinien und Normen geschaffen und definiert sogar Freigrenzen und Freibeträge.

Drei praktische Beispiele anhand des Dienstwagens (Ware), des Sachbezugs (Gutscheins) und der Erstattung von Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Geldleistung) verdeutlichen die Unterscheidung von Benefits anhand ihrer steuerrechtlichen.

Die private Nutzung eines Dienstwagens führt zu einem geldwerten Vorteil, der steuer- und sozialversicherungspflichtig zu behandeln ist. Die Höhe des geldwerten Vorteils beträgt hierbei 1% des Bruttolistenpreises eines Fahrzeugs (bei Hybridfahrzeugen wird der Bruttolistenpreis halbiert, bei Elektrofahrzeugen sogar nur zu einem Viertel angesetzt).

Der Sachbezug für Waren und Dienstleistungen ist bis zu einer Freigrenze von monatlich 44,00 Euro – ab dem Jahr 2022 sogar bis zu einem Betrag von 50,00 Euro – steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Wird jedoch in einem Monat die Freigrenze um nur einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag und somit der Benefit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Darüber hinaus wird die Steuerfreiheit des Sachbezugs nur dann anerkannt, wenn die Art und Weise der Hingabe sowie dessen Realisierung den gesetzlichen Richtlinien entspricht.

Für die Erstattung von Kosten des öffentlichen Personennahverkehrs gibt es drei unterschiedliche Besteuerungsgrundlagen, einerseits gänzlich steuerfrei und andererseits mit einer pauschalen Steuer von 15% oder 25%. So ist der ÖPNV-Kostenzuschuss nur dann steuerfrei, wenn dieser ausschließlich zusätzlich zum Entgelt gewährt wird (es darf keine Gehaltsumwandlung vorliegen). Liegt hingegen eine Gehaltsumwandlung vor – also der Tausch von Bruttogehalt zugunsten eines Benefits – ist der ÖPNV-Kostenzuschuss mit 15% oder 25% zu versteuern. Die Höhe der Steuer dürfen Arbeitgeber wählen. Für alle drei Varianten gilt, dass die Höhe des Benefits die tatsächlich entstandenen Kosten für öffentlichen Personennahverkehr nicht übersteigen darf.

Diese drei Beispiele verdeutlichen die Unterscheidungsmerkmale der einzelnen Benefits treffend und eindeutig. Allerdings ist eine Unterscheidung von Benefits anhand der steuerrechtlichen Behandlung sehr komplex und daher nur mit großer Mühe möglich.

Arbeitsrechtliche Abgrenzung von Benefits und Gehaltsextras

Mit der arbeitsrechtlichen Abgrenzung von Benefits und Gehaltsextras lässt sich ein Unterschied darin finden, ob ein Benefit ausschließlich zusätzlich zum arbeitsvertraglichen Entgelt gewährt werden darf oder ob ein Tausch von Benefits mit Entgelt, die sogenannte Gehaltsumwandlung, zulässig ist.

Benefits als Geldleistung in Form von Erstattungen und Zuschüssen

Benefits und Gehaltsextras in Form von Erstattungen oder Zuschüssen in Geld haben zwei wesentliche Merkmale gemeinsam. Die entstandenen Kosten müssen in geeigneter Form, beispielsweis mit Beleg oder Vertrag vom Beschäftigten nachgewiesen werden, sofern vom Gesetzgeber nichts Gegenteiliges definiert ist. Darüber hinaus darf die Höhe der Geldleistung die entstandenen Kosten nicht übersteigen. Bei Benefits als Geldleistungen handelt es sich beispielsweise um:

  • Essenszuschüsse
  • Zuschüsse zu Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
  • Internetzuschuss
  • Erholungsbeihilfe
  • Telefonkostenzuschuss
  • Kita-Zuschuss
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reinigungskosten für Dienstkleidung
  • Sonn-, Nacht- und Feiertagszuschläge
  • Werkzeuggeld
  • Fortbildungskosten

Benefits in Form von Waren und Dienstleistungen

Benefits in Form von Waren und Dienstleistungen sind typischerweise physischer Natur und werden Beschäftigten entweder vom Arbeitgeber übergeben oder können auf Kosten des Arbeitgebers erworben werden. Dazu zählen beispielsweise:

  • Dienstfahrrad oder Fahrrad-Leasing
  • Dienstwagen
  • Firmen-Fitness-Mitgliedschaft
  • Geräte zur Datenverarbeitung
  • Gutscheine zum Erwerb und Bezug von Waren oder Dienstleistungen
  • Job-Ticket

Benefits als Sonstige Vorteile

  • Firmenveranstaltungen
  • Flexible Arbeitszeiten
  • Home-Office
  • Rabatte durch Einkaufsgemeinschaften

Worauf sollte man bei der Auswahl von Benefits und Gehaltsextras achten?

Bei der Auswahl von Benefits und Gehaltsextras sollten Arbeitgeber und Personalverantwortliche insbesondere darauf achten, dass die Benefits auch wirklich spürbar bei Beschäftigten ankommen. Eine einfache Umfrage hilft dabei herauszufinden, was sich Beschäftigte wünschen.

Im nächsten Schritt sollten diejenigen Benefits ausgewählt werden, die einerseits einfach zu implementieren und andererseits möglichst steuerfrei für Beschäftige und Arbeitgeber sind.

Falls Sie mehr Fragen zum Thema haben, können Sie uns gerne im Chat anschreiben oder direkt eine Online-Demo buchen.

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Artur Szymanis

CEO & Gründer von Salfy
Artur ist Gründer und Geschäftsführer von Salfy – Easy Benefits – einer Software, mit der Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen Benefits ohne administrativen Aufwand, automatisiert und individuell, direkt über die Gehaltsabrechnung auszahlen können.Seit 2009 beschäftigt sich Artur mit Gehalts- und Vergütungsmodellen, er ist ausgewiesener Experte für Payroll und Mitarbeiter-Benefits und hat zahlreiche Unternehmen unterschiedlicher Größe – vom Startup bis zum DAX-Konzern – bei der Implementierung von Gehaltsextras betreut.

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