Zahlreiche Berufstätige profitieren neben dem monatlich vereinbarten Lohn oder Gehalt von diversen Extras, die ihnen der Betrieb als zusätzliche (Sach)Bezüge zum Einkommen gewährt. Diese Leistungen tragen in vielen Fällen entscheidend zu Motivation und Bindung an das Unternehmen bei. Richtig angewendet bieten sie damit sowohl den Arbeitgebenden wie auch der Belegschaft zahlreiche Vorteile.
Der Gesetzgeber betrachtet solche Benefits, darunter etwa verschiedene Rabatte, Wertkarten oder ein Firmenfahrzeug für private Zwecke als erhöhten Arbeitslohn.
Somit entfallen darauf – wie beim festgelegten Grundgehalt – Steuern und Abgaben. Allerdings räumen die zuständigen Behörden je nach Art und Umfang des Bezuges unterschiedliche Freibeträge beziehungsweise -grenzen ein.
Bei der korrekten Abwicklung dieses sogenannten „geldwerten Vorteils“ gibt es für die Bearbeiterinnen und Bearbeiter in der Personal- sowie Finanzabteilung einiges zu berücksichtigen.
Der geldwerte Vorteil in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Als Auswirkung auf die monatliche Abrechnung erhöht ein vom Unternehmen gewährter Mitarbeiterbenefit den Bruttobetrag und damit die zu entrichtende Lohnsteuer sowie die abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge. Dadurch greifen die gleichen rechtlichen Grundlagen wie für das vereinbarte Entgelt. Im Unterschied zum Gehalt zahlt der Arbeitgebende diese (Sach)Leistungen jedoch nicht als Geldbetrag aus.
Das bedeutet: Der (Brutto)Wert des jeweiligen Sachbezuges muss vom Nettoentgelt in Abzug gebracht werden. Es handelt sich damit nicht um eine finanzielle, sondern eine „geldwerte“ Leistung. Die Herausforderung für die Verantwortlichen des Betriebes liegt darin, die korrekten Werte für den Lohnsteuerabzug zu ermitteln.
Welche gesetzlichen Vorgaben gelten für Mitarbeiterbenefits und was fällt im Einzelnen darunter?
Das Einkommenssteuergesetz (§ 8 II EStG) legt für die genaue Bestimmung des geldwerten Vorteiles immer jenen Betrag zugrunde, den Arbeitnehmende für den Erwerb der betreffenden Leistung selbst zahlen müssten. Zu den klassischen Extras zählen neben Personalrabatten oder Warengutscheinen verschiedene Vergünstigungen und Sachbezüge wie
- der privat zu nutzende Dienstwagen,
- ein Jobticket für den öffentlichen Verkehr,
- eine vergünstigte Abgabe von Mahlzeiten und Essenszuschüsse
- ein Firmenhandy,
- die private Nutzung der sonstigen IT-Ausstattung wie eines Laptops,
- die Teilnahme an betrieblichen Gesundheitsprogrammen, etwa in der Form von Firmenfitness und Physiotherapie sowie
- das vergünstigte beziehungsweise kostenlose Essen in der Kantine. Wichtig zu wissen: Stellt der Arbeitgebende seinem Personal Obst, Erfrischungsgetränke oder Kaffee zur Verfügung, fallen diese Aufmerksamkeiten nicht darunter.
Je nach Kategorie der gewährten Leistung gelten eigene Regelungen und Freibetragsgrenzen. Das bedeutet: Bewegen sich die Mitarbeitervorteile in ihrem Wert unterhalb dieser gesetzlich festgelegten Schwellen, bleiben sie abgabenfrei. Überschreiten sie die jeweilige Grenze jedoch, wird der Steuerbetrag für die gesamte Summe – nicht nur die Differenz – fällig. Da diese Grundsätze laufenden Anpassungen unterliegen, gilt es für die Firmenverantwortlichen, sich ständig auf dem neuesten Stand zu halten.
Jederzeit mobil und flexibel – das Firmenfahrzeug als Mitarbeiterbenefit
Der Dienstwagen stellt nach wie vor eines der beliebtesten und gängigsten Gehaltsextras dar. Daher legen die zuständigen Stellen bei einer Betriebsprüfung gerade hier großen Wert auf korrekte Angaben.
Für die Berechnung der anfallenden Steuern gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:
1. die Führung eines Fahrtenbuches zum exakten Nachweis der entstandenen Kosten oder
2. die Anwendung der sogenannten „Ein-Prozent-Regelung“.
Das Fahrtenbuch – entweder in manueller oder in digitaler Form – hält die betreffende Zeit, den Kilometerstand vor und nach der Tour, die exakt zurückgelegte Route sowie den Grund der unternommenen Fahrt fest.
Alternativ dazu versteuern die Beschäftigten mithilfe der pauschalen Ein-Prozent-Regelung für die private Nutzung eines dienstlichen KFZ pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises. Hinzu kommen noch Steuern von monatlich 0,03 Prozent dieses Wertes je Kilometer Wegstrecke zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz.
Welche Methode sie wählen, gilt es im Einzelfall abzuwägen. Eine Faustregel lautet: Je öfter und länger die Arbeitnehmenden den Firmenwagen zu rein betrieblichen Zwecken nutzen, desto eher lohnt sich das Fahrtenbuch.
Vom Jobticket zum Gutschein: Sachbezüge bis 50 Euro
Auf Sachleistungen, etwa Tank- sowie bestimmte Warengutscheine oder ein Jobticket für Pendlerinnen und Pendler, entfallen bis zu einem Wert von 50 Euro im Monat keine Abgaben. Diese Grenze erhöhte sich mit dem Jahr 2022 von den bis dahin geltenden 44 Euro. Im Zuge dieser Anhebung verschärfte der Gesetzgeber allerdings die Richtlinien zur Umsetzung deutlich. So darf ein Gutschein beziehungsweise eine Geldwertkarte ausschließlich zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen dienen. Eine Barauszahlung ist ausgeschlossen.
Eine lohnende Investition für Unternehmen und Beschäftigte: gesundheitsfördernde Maßnahmen als Benefits für Mitarbeitende
Ein hoher Krankenstand mit Arbeitsausfällen belastet Arbeitgebende und Ihre Angestellten gleichermaßen. Immer mehr Firmen setzen deshalb auf gezielte Prävention und Gesundheitsförderung. Verschiedene Studien belegten wiederholt die Wirksamkeit und die positiven Effekte solcher Maßnahmen. Angebote wie eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio, Rückengymnastik und kostenfreie Massagen sind bis zu einem Betrag von 600 Euro im Jahr steuer- sowie sozialversicherungsfrei.
Von den Produkten des eigenen Unternehmens profitieren – Personalrabatte als attraktive Gehaltsextras
Viele Firmen ermöglichen ihren Mitarbeitenden den verbilligten Erwerb ihrer Erzeugnisse beziehungsweise die vergünstigte Inanspruchnahme eigener Dienstleistungen. Diese sogenannten Belegschafts- oder Personalrabatte gelten ebenfalls als geldwerter Vorteil und unterliegen dabei einer Freigrenze von 1.080 Euro.
Auch die Ausgabe von Aktien an Arbeitnehmende fällt mit einem Freibetrag von 1.440 Euro in diesen Bereich.
Wann sind geldwerte Vorteile steuerfrei?
Die Mitarbeiterbenefits und Gehaltsextras sind dann steuer- beziehungsweise abgabenfrei, wenn durch ihren Einsatz bevorzugt die Interessen des Unternehmens gefördert werden. Als typische Beispiele dafür gelten etwa
- eine betrieblich veranlasste Weiterbildung der Mitarbeitenden, dazu zählen EDV- und Sprachkurse,
- ein Zuschuss für den Umzug in die Nähe der Arbeitsstelle,
- die teilweise oder komplett finanzierte Kinderbetreuung, um die Väter und Mütter in der Belegschaft zu entlasten,
- eine speziell auf das jeweilige Image und die Marke der Firma „zugeschnittene“ Berufskleidung sowie
- die Kostenübernahme für einen LKW- oder Staplerführerschein zum Nutzen der unternehmenseigenen Logistik.
Mitarbeiterbenefits als attraktive Extras für Firmen und Arbeitnehmende
Ob der Firmenwagen, vergünstigte Verpflegung in der Firmenkantine und Essenszuschüsse oder das kostenlose „Auspowern“ im Fitnessstudio nach Feierabend – innovativen Betrieben und deren Beschäftigten bietet sich eine breite Palette an attraktiven Mitarbeiterbenefits. Im Anschluss an die fachkundige Einführung ermöglichen die vermehrt digital ablaufenden Prozesse in den verantwortlichen Abteilungen eine weitgehend automatisierte Integration in die monatliche Entgeltabrechnung.
Durch effektiven Einsatz der Freigrenzen lassen sich dabei wirkungsvoll Steuern und Abgaben sparen. So stellen die unterschiedlichen Mitarbeiterbenefits und geldwerten Vorteile für beide Parteien eine echte Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung dar. Für Beschäftigte sind nämlich zahlreiche Mitarbeiterbenefits steuerfrei und erhöhen somit nicht die Lohnsteuerbelastung (Stichwort: Kalte Progression), was sich deutlich im Netto auswirkt.
