Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit – aktuelle Rechtslage.
Im Jahr 2019 sprach der Europäische Gerichtshof ein für alle EU-Staaten gültiges und bindendes Urteil zum Thema Arbeitszeiterfassung. Demnach muss jede und jeder Mitarbeitende seine oder ihre Arbeitszeit erfassen. Diese Rechtsprechung soll einen wichtigen Grundstein für gesamteuropäische Standards hinsichtlich des Arbeitsschutzes legen. Die genaue Form der Umsetzung überließ das Gericht dabei den einzelnen Mitgliedsländern.
Im September 2022 verpflichtete das Bundesarbeitsgericht alle Arbeitgebenden in Deutschland dazu, ein System zur Arbeitszeiterfassung ihrer Beschäftigten einzuführen.
Bislang setzten viele Unternehmen bei ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oftmals auf das Prinzip „Vertrauensarbeitszeit“. Der Fokus liegt hier eher bei dem erledigen von Aufgaben, anstelle bei der reinen abgeleisteten Zeit. Mit diesem „Stechuhr-Urteil“ gilt nun die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation. Das betrifft insbesondere den
- täglichen Arbeitsbeginn,
- das Arbeitsende unter Berücksichtigung der angefallenen Überstunden und
- die Dauer der täglichen Arbeitszeit
Mithilfe dieser Erfassung lässt sich zudem die Einhaltung des deutschen Arbeitszeitgesetzes überwachen. Dieses gibt den Unternehmen klare Regeln vor. Einige der zentralen Punkte stellen dabei
- die tägliche Höchstarbeitszeit der Beschäftigten von zehn Stunden,
- ihre maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden,
- feststehende Ruhepausen bei einer Arbeitszeit von über sechs Stunden und
- eine einzuhaltende Ruhezeit von elf Stunden zwischen den jeweiligen Arbeitstagen dar.
Ob ein Betrieb hierfür eine digitale Lösung anbietet oder die Mitarbeitenden manuell klassische „Stundenzettel“ ausfüllen, obliegt in erster Linie den Unternehmen selbst.
Führungskräfte und Personalverantwortliche diskutieren die Rechtsprechung seitdem kontrovers. Sie befürchten neben einer geringeren Flexibilität eine weiter ausufernde Bürokratie. Dazu kommen zahlreiche offene Fragen, beispielsweise nach dem Datenschutz oder inwieweit der Arbeitgebende die Nutzung der Zeiterfassung kontrollieren muss. Doch gerade innovativ aufgestellte Unternehmen, die über geeignete und moderne Systeme verfügen, können gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden davon profitieren.
Abseits der Kontrolle – die Chancen der Zeiterfassung für Betrieb und Personal
Die Ära der Kontrolluhr mit Pappkarte oder „Zettelwirtschaft“ gehört definitiv der Vergangenheit an. Daran ändert auch das „Stech-Uhr“ Urteil des Bundesarbeitsgerichtes nichts. Größeren Firmen und Konzerne mit Betriebsvereinbarungen führen die Arbeitszeitdokumentation ohnehin standardmäßig durch. Meist verknüpfen sie sie mit weiteren Funktionen wie Zutrittsberechtigungen. Hier dürften sich in der nahen Zukunft keine allzu großen Änderungen ergeben.
Die begehrten und so dringend gesuchten Fachkräfte erwarten von fortschrittlichen Arbeitgebenden flexible Zeitmodelle. Für sie spielt die berühmte „Work-Life-Balance“ eine immer größere Rolle. Mit einer transparenten und komfortablen Zeiterfassung sind alle Beteiligten auf der sicheren Seite. Sie profitieren gerade jetzt, da sich die Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem durch Homeoffice beziehungsweise mobilem Arbeiten zunehmend verwischen. Insbesondere die ständige Erreichbarkeit, also der permanente „Stand-by-Modus“, macht vielen Berufstätigen zu schaffen und führt im schlimmsten Fall zum Burn-out. Die anschaulich dokumentierte Arbeitszeit und der eindeutige Nachweis von geleisteten Überstunden bietet Arbeitgebenden die Chance diesem Phänomen entgegenzuwirken.
Was gilt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice?
Generell bestehen für Beschäftige im Homeoffice die gleichen Regeln wie im Betrieb vor Ort. Das bedeutet: Höchstens acht (bei Überstunden maximal zehn) Stunden Arbeit und feste Pausen- beziehungsweise Ruhezeiten. Wie sich diese Spanne gestaltet, hängt neben den Bedürfnissen des Unternehmens (Erreichbarkeit und virtuelle Meetings) sehr stark vom familiären Umfeld der Mitarbeitenden ab. Trotzdem gilt die Pflicht zur Dokumentation der Zeit bei der sogenannten Telearbeit ebenso. Digitale Lösungen ermöglichen große Flexibilität und erleichtern gleichzeitig den Firmen die verlässliche Planung einer – für alle gültigen – Kernarbeitszeit. Die Beschäftigten im Homeoffice wiederum erhalten damit eine anschauliche Darstellung ihrer Tätigkeit. Tendenziell arbeiten sie im heimischen Umfeld gegenüber ihren „Bürotagen“ sogar länger. Ein sorgfältig durchdachter Nachweis hilft, den Überblick zu behalten.
Effiziente Zeiterfassungssysteme – mehr Transparenz für Betriebe und Mitarbeitende
Mit geeigneten Tools zur Arbeitszeiterfassung ihrer Angestellten rufen Unternehmensverantwortliche die Daten jederzeit ab und werten sie aus. Sie sehen auf einen Blick, wo beispielsweise überdurchschnittlich viele Mehrstunden anfallen oder wo es Überschneidungen gibt.
Die Beschäftigten profitieren ebenso durch eine übersichtliche Darstellung ihrer Tätigkeitsspanne. Sie können ihre Überstunden gegenüber dem Arbeitgebenden jederzeit belegen und bewegen sich nicht mehr in einer „Grauzone“.
Fortschrittliche Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Langzeitkonten oder Zeitwertkonten aufzubauen und ermöglichen ihren Beschäftigten auf diese Weise Zeitguthaben anzusparen, beispielsweise für einen längeren Urlaub oder ein Sabbatical. Derartige innovative Modelle stellen ein echtes Plus für die Belegschaft sowie beim Recruiting neuer Fachkräfte dar.
Von der Stechuhr zur modernen Software – Zusammenfassung und Fazit
Aufgrund von mehreren richtungsweisenden Urteilen müssen sich nun alle Führungskräfte und Personalteams mit dem Thema Zeiterfassung für Mitarbeitende auseinandersetzen sowie ggf. neu positionieren. Viele Betriebe praktizierten bislang die reine „Vertrauensarbeitszeit“, bei der die Erledigung von Aufgaben ohne genauen Zeitnachweis im Vordergrund steht. Dieses Modell ist in der bisherigen Form nun nicht mehr möglich. Für Arbeitgebende besteht demnach eine gesetzliche Verpflichtung, ein System zur Dokumentation anzubieten.
Dabei sollten sie diese Vorgaben nicht nur als eine lästige Pflicht betrachten, sondern darin die Chance sehen, sich zusätzlich zu profilieren. Mit den passenden Systemen und zeitgemäßer Technik bieten sie ihren Beschäftigten damit flexible Tätigkeitsmodelle als Mitarbeiter Benefit. Gleichzeitig gewährleisten sie so ihren Schutz vor übertriebenen Belastungen
