Die Essensmarke als Papier und digital – Unterschiede und Vorteile
Bei Essensmarken – ob nun digital oder traditionell – handelt es sich um eine gängige und mehr denn je bei Mitarbeitenden beliebte Zuwendung des Arbeitgebenden. Von diesem Mitarbeiter-Benefit profitieren beide Seiten. Denn die digitale Essensmarke ist für Beschäftigte steuer- und sozialversicherungsfrei, also Brutto für Netto gleich und mit einem Betrag von 7,23 Euro je Arbeitstag (Stand 2024) ein wertvoller Mitarbeiterbenefit. Aus Arbeitgebersicht stellt die Essensmarke einen Liquiditätsvorteil dar, denn sie ist günstiger als klassisches Bruttoentgelt. Wird die Essensmarke für jeden Arbeitstag gewährt, stärkt dies darüber hinaus die Attraktivität und Bindung zwischen Unternehmen und Beschäftigten.
Weitere Informationen und Details zur Essensmarke erfahren Sie auf unserer Seite Essenszuschuss.
Während die herkömmlichen Papier-Essensmarken oder Chipkarten nur bei ausgewählten Akzeptanzstellen, bspw. Restaurantketten oder bestimmten Supermärkten genutzt werden können, ist die digitale Essensmarke absolut flexibel einsetzbar, quasi die Kantine für die Hosentasche. Nutzerinnen und Nutzer können die digitale Essensmarke je nach persönlicher Vorliebe in vielen unterschiedlichen Restaurants und teilnehmenden Geschäften, sogar mehrmals täglich, einlösen. Dazu zählen beispielsweise Bäckereien, Metzgereien, Lieferdienste oder Supermärkte. Die überwiegende Mehrzahl begrüßt es, nicht mehr auf eine Kantine oder bestimmte Akzeptanzstellen festgelegt zu sein. Während der Zeit im Homeoffice erwies sich diese Flexibilität als echter Bonus.
Im Gegensatz zur Papier-Essensmarke muss die digitale Essensmarke nicht an die Belegschaft verteilt werden. Bereits dieser Umstand reduziert den administrativen Aufwand enorm. Und auch generell, das gesamte Handling der digitalen Essensmarke führt zur Arbeitserleichterung für Personal- und Lohnverantwortliche. Der Grund dafür ist das Prinzip der digitalen Essensmarke. Anstelle nämlich mit einem Papier-Essensgutschein oder einer Plastikkarte Mahlzeiten oder Lebensmittel zu bezahlen, gehen Mitarbeitende einfach in Vorleistung und erhalten die digitale Essensmarke als Erstattung, im besten Fall automatisiert direkt über die Gehaltsabrechnung.
Hierfür wird üblicherweise die Quittung aus dem Restaurant oder der Beleg vom Supermarkteinkauf von Mitarbeitenden mittels einer speziellen App fotografiert. Diese eingesetzte Software prüft im nächsten Schritt die fotografierten Quittungen und Belege auf Inhalt, Gesetzeskonformität und weitere lohnsteuerrechtliche Spezifikationen und ermittelt hieraus den für den Arbeitstag maximal zulässigen Essenszuschuss, unter Einhaltung des vom Arbeitgebenden definierten Tagesbudgets. Am Ende des Monats werden die Daten von der Software abschließend in die Lohnbuchhaltung übertragen, sodass die Erstattung der digitalen Essensmarken über die Lohnabrechnung erfolgt.
Daneben verursachte die herkömmliche Papiermarke im Unterschied zur digitalen Ausführung immer Kosten, unabhängig davon, ob Mitarbeitende sie einsetzten oder nicht. Hinzu kommt durch den postalischen Versand ein Verbrauch an Ressourcen und Rohstoffen. Diese bürokratischen Punkte und Prozesse fallen bei der digitalen Marke weg.
Was es bei Essensmarken zu beachten gilt?
Die Essensmarken sind ein Mahlzeitenzuschuss für vergünstigte beziehungsweise kostenfreie Mahlzeiten. Für das Jahr 2024 geben die Lohnsteuerrichtlinien pro Essensmarke einen maximalen Wert von 7,23 Euro vor. Dieser Wert setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert in Höhe von 4,13 Euro und dem abgabenfreien betrieblichen Zuschuss von 3,10 Euro zusammen.
Neben den festgelegten Werten sind folgende Richtlinien zu beachten:
- Mit den Essensmarken dürfen ausschließlich „arbeitstäglichen Mahlzeiten“ erworben werden.
- Werden Lebensmittel erworben gelten diese nur dann als „Mahlzeit“ im steuerrechtlichen Sinn, wenn sie sich zum sofortigen Verzehr eignen. Dazu gehören auch ergänzende Getränke, mit Ausnahme von Alkohol.
- Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dürfen den Zuschuss nur für von ihnen selbst bezahlte Mittags- beziehungsweise Abendmahlzeiten verwenden. Relevant für die Einstufung ist hier der Zeitpunkt des Verzehrs.
- Im Falle einer Erkrankung, während des Urlaubs oder im Zuge einer dienstlichen Reise dürfen Beschäftigte keine Essensmarken einsetzen.
- Ein weiterer grundlegender Punkt: Pro Arbeitstag und Mahlzeit (morgens, mittags oder abends) können die Beschäftigten nur je eine Essensmarke bis zu 7,23 Euro einsetzen. Ein Kauf von Lebensmittel auf Vorrat ist nicht zulässig.
Um die Essensmarken korrekt in der Lohnabrechnung und im Lohnkonto abzubilden, sind die erforderlichen Nachweise in Form von Belegen und Quittungen aufzuheben. Die Quittungen unterliegen bestimmten gesetzlichen Anforderungen. Im Einzelnen beinhalten diese folgende Punkte:
- Bei mehreren aufgeführten Mahlzeiten auf dem Bon darf nur jeweils eine davon pro Beschäftigten angesetzt werden. Der oder die Betreffende muss den richtigen Posten durch Markieren beziehungsweise Streichen eindeutig kennzeichnen.
- Der maximale Tageswert einer digitalen Essensmarke kann sich aus einigen Einzelbelegen und Kassenzetteln unterschiedlicher Gaststätten oder Geschäfte zusammensetzen. Die konsumierten Mahlzeiten müssen sich dabei jedoch immer klar definieren lassen.
- Der Gesetzgeber schließt sogenannte „Non-Food-Artikel“ ausdrücklich von einer möglichen Erstattung aus. Unter diese Kriterien fallen etwa Haushaltsgegenstände, Pflege- und Reinigungsmittel, aber auch Alkoholika und Tabakwaren. Es muss sich also offenkundig um Lebensmittel zum Verzehr in der Pause handeln.
- Arbeitnehmende dürfen selbstverständlich ein und dieselbe Quittung nicht mehrfach einreichen.
Berücksichtigen die Nutzerinnen sowie Nutzer alle Bedingungen, erfolgt die Erstattung der Essensmarke als Gehaltsextra auf digitaler Basis einfach und zeitsparend. Die hierfür eingesetzte Software sollte die Einhaltung sämtliche Kriterien und Vorschriften gewährleisten und automatisieren.
Digitale Essensmarken – Zusammenfassung und Fazit
Mit der Essensmarke als Mitarbeiter-Benefit beweisen Arbeitgebende echtes Interesse am Wohlbefinden ihrer Beschäftigten und haben ein überaus wertvolles Gehaltsextra im Angebot.
Wer dabei weiterhin auf die Papier-Essensmarke setzt, sollte schon aus Vereinfachungsgründen einen Wechsel zur digitalen Variante in Betracht ziehen. Ferner erhöht die digitale Essensmarke die Flexibilität für die gesamte Belegschaft, schließlich ist diese unabhängig vom Standort oder persönlichen Vorlieben einsetzbar.
Mit dem aktuellen Stand der Technik braucht es dafür keinen umständlichen Verwaltungs- und Papieraufwand mehr. Eine lohnsteuerkonforme, revisionssichere und automatisierte Software mit Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung bietet eine „smarte“ Lösung. Zusammenfassend bedeutet das für die digitale Essensmarke: Nach Lust und Laune Essen gehen oder kaufen und gleichzeitig administrativen Aufwand im Unternehmen um 99% reduzieren!
