Vom Betriebsausflug bis zur Weihnachtsfeier: Unter welchen Voraussetzungen ist eine Betriebsveranstaltung steuerfrei?

Ob stimmungsvolles Sommerfest, der jährliche Ausflug oder die besinnliche Feier im Advent – gut geplante Betriebsveranstaltungen stellen Highlights dar. Sie tragen damit zur Motivation und zum Gemeinschaftsgefühl unter den Beschäftigten bei. Für das Unternehmen als Ausrichter solcher Anlässe gilt: Die Zuwendungen dafür sind bis zu 110 Euro steuerfrei. Wird jedoch dieser Betrag überschritten, so ist der geldwerte Vorteil auch für Betriebsveranstaltungen steuer- und sozialversicherungspflichtig. Zudem dürfen Betriebe dann die Vorsteuer nicht mehr in Abzug bringen. Im Vorfeld gibt es daher einiges zu beachten, wenn ein anstehendes Teamevent steuerfrei bleiben soll.

Betriebsveranstaltung – ihre genaue Definition und die Rahmenbedingungen

Als Betriebsveranstaltungen gelten organisierte gesellschaftliche Events sowie Zusammenkünfte im Kollegen- und Mitarbeiterkreis. Dazu zählen neben saisonalen Festen wie beispielsweise der Weihnachtsfeier auch gemeinsam unternommene Ausflüge und Jubiläumsfeiern. Dafür sieht das deutsche Steuerrecht eine bestimmte Personengruppe vor. Die überwiegende Zahl der daran Teilnehmenden setzt sich demnach aus

• aktiven und ehemaligen Beschäftigten der betreffenden Firma,
• Leiharbeiterinnen und Leiharbeitern,
• Mitarbeitenden aus anderen, aber zum Konzern gehörenden Betrieben,
• Praktikanten und Praktikantinnen beziehungsweise auf einer ähnlichen Basis Tätigen sowie
• ihren jeweiligen Begleitpersonen (beispielsweise den Ehe- oder Lebenspartnern) zusammen.

Unternehmen und Beschäftigte profitieren vom Freibetrag: Zuwendungen bis 110 Euro sind steuerfrei

Verantwortliche für die Ausrichtung eines Firmenevents müssen neben der Organisation die finanziellen Rahmenbedingungen beachten. Damit das Fest oder der Betriebsausflug steuerfrei bleibt, darf die betriebliche Zuwendung den Betrag von derzeit 110 Euro nicht überschreiten. Darüber hinaus liegt ansonsten ein zu versteuernder Arbeitslohn vor. Dies gilt je Veranstaltung und pro teilnehmende Person, wobei die Aufwendungen für Begleitung zu berücksichtigen sind. Bringt beispielsweise ein Mitarbeiter seine Ehefrau und sein Kind zum Ausflug der Firma mit, ordnet die Finanzbehörde deren Kosten diesem Arbeitnehmer zu. Die festgelegte Summe von 110 Euro versteht sich als Bruttobetrag inklusive der Umsatzsteuer. Diese stellt damit einen Teil der Zuwendung dar.

Seit 2015 – neue Steuerregeln für Zuwendungen bei Firmen-Events

Der 1. Januar 2015 brachte einige Neuerungen für Unternehmen und Personal. Der Gesetzgeber änderte die 110 Euro, die bis zu diesem Zeitpunkt eine „Freigrenze“ darstellten, in einen sogenannten „Freibetrag“. Diese Anpassung wirkt sich seither bei einem Überschreiten der Summe sowohl für Firmen als auch ihre Belegschaft positiv aus. Musste vor dem Stichtag in diesem Fall für den gesamten Betrag Lohnsteuer entrichtet werden, gilt das heute lediglich nur noch für die jeweilige Differenz. So blieb zwar der absolute Wert in Form der 110 Euro gleich, die zu leistenden Steuerzahlungen fallen seitdem jedoch moderater aus.

Steht in einem Jahr nicht nur eine Feier beziehungsweise ein Ausflug auf dem Programm, bedeutet das für Arbeitgebende: Unter Beachtung des Freibetrages bleiben maximal zwei Firmen-Events steuerfrei. Ab drei und mehr festlichen Anlässen wird Lohnsteuer zwingend fällig. Allerdings können Unternehmen wählen, für welche ihrer Veranstaltungen sie die Steuer entrichten wollen. Im Regelfall entscheiden sie sich für die mit den geringsten Kosten. Wichtig: Ein nicht (komplett) ausgeschöpfter Freibetrag kann nicht auf andere Veranstaltungen oder andere Beschäftigte übertragen werden.

Die Zuwendungen für Firmen-Events: Was fällt im Einzelnen darunter?

Im Prinzip zählt jeder finanzielle Aufwand (inklusive Umsatzsteuer) der Firma in Verbindung mit der Organisation einer betrieblichen Veranstaltung als entsprechende Zuwendung. Dabei spielt es keine Rolle, ob die einzelnen Posten einem bestimmten Beschäftigten zugeordnet werden oder es sich um allgemeine Ausgaben handelt. Als typische Beispiele gelten hier

• die Kosten für den gesamten Rahmen des Festes (beispielsweise die Raummiete, die Dekoration, die Security und die medizinische Betreuung),
• alle angebotenen Speisen, Getränke, Knabbereien und Süßigkeiten,
• eine musikalische und sonstige künstlerische Untermalung (etwa durch eine Live-Band oder andere Kunstschaffende),
• die Fahrt- und mögliche Übernachtungskosten der Teilnehmenden,
• die Aufwendungen für ihre Begleitpersonen sowie
• überreichte Geschenke oder Tombolagewinne, die im direkten Zusammenhang mit dem Teamevent stehen müssen.

Besonders bei einem betrieblichen Ausflug ergeben sich häufig Ausgaben wie Eintrittskarten für Museumsbesuche oder Tickets für Sportveranstaltungen. Diese fallen ebenfalls unter die Regelung. Der Gesetzgeber betont dabei: Ein solches Event darf lediglich einen Teil der Veranstaltung und nicht den einzigen Hintergrund darstellen.
Nicht dazu gehören die reinen Selbstkosten des Unternehmens, wie zum Beispiel der Energieverbrauch bei Festen in den eigenen Räumlichkeiten oder das anteilige Entgelt, wenn internes Personal die Feier während der Arbeitszeit vorbereitet.

Die steuerliche Handhabung beim Überschreiten der 110 Euro Schwelle

Übersteigen die Zuwendungen für ein Firmen-Event den Freibetrag pro Kopf, kann die Versteuerung pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag erfolgen. Seit Anfang 2015 muss eine anfallende Lohnsteuer nur noch für die Differenz über 110 Euro entrichtet werden. Die Pauschalierung ist dann möglich, wenn sich ein Teamevent nicht steuerfrei gestalten lässt. Diese Option besteht zudem für einzelne Beschäftigte, die an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr teilnehmen, da sie auch für wenige Personen zulässig ist. Allerdings führt eine Pauschalierung der Lohnsteuer zur Sozialversicherungsfreiheit.

Eine vorausschauende Planung und die exakte Kalkulation der Kosten stehen damit am Anfang jeder gelungenen betrieblichen Feier. Firmen sollten bei der Organisation ihrer Veranstaltungen die Ausgaben sowie die Anzahl der teilnehmenden Personen genau und revisionssicher dokumentieren. Das gelingt mithilfe der Zusammenstellung sämtlicher Belege wie Rechnungen, Quittungen und einer vollständigen Teilnahmeliste. Letztere enthält idealerweise neben den Unterschriften aller Beteiligten ihren Status (Beschäftigter oder Begleitung). Damit zeigen sich Finanzwesen und Personalabteilung für eine mögliche Betriebsprüfung gut gerüstet.