Diese Vielfältigkeit und die damit verbundene Flexibilität machen den steuerfreien Sachbezug quasi zum Super-Mitarbeiter-Benefit. Gerade in Kombination mit anderen steuerfreien Sachzuwendungen können Unternehmen ihre Benefit-Strategie sehr wirkungsvoll ausbauen.
Der Gesetzgeber hat allerdings eben diese Eigenschaften mit Wirkung zum 01. Januar 2022 deutlich eingeschränkt. Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie den steuerfreien Sachbezug dennoch steuerkonform und flexibel als echtes Gehaltsextra für Ihre Mitarbeitenden in 2024 einsetzen können.
Definition eines Sachbezugs
Als Sachbezug werden alle Einnahmen bezeichnet, die nicht in Geld bestehen oder sogenannte geldwerte Vorteile sind und die den Empfänger bereichern. Damit zählen Sachbezüge grundsätzlich zu Einnahmen.
Einnahmen nach dem Einkommensteuergesetz sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer Einkunftsart zufließen (§ 8 Abs. 1 EStG).
Beispiele für Sachbezüge sind:
- die Überlassung eines Dienstwagens zum privaten Gebrauch
- vergünstigte oder kostenfreie Kost und Logis
- Personalrabatte oder Deputatlohn
- Waren und Dienstleistungen, die Beschäftigte auf Grund des Arbeitsverhältnisses vergünstigt oder verbilligt erhalten
- zweckgebundene Zuschüsse in Geldeswert, wie beispielsweise Fahrtkostenzuschüsse, Essenszuschüsse oder Internetzuschüsse
- Gutscheine
- Geschenke zu besonderen Anlässen
- Privatnutzung betrieblicher IT-/Kommunikationstechnik
- vergünstigte Aktienoptionen
Alle diese Sachbezüge oder auch Sachzuwendungen zählen somit bei Beschäftigten zum steuerpflichtigen Entgelt und sind zu versteuern.
Allerdings hat der Gesetzgeber für zahlreiche Sachbezüge und Sachzuwendungen gesonderte Normen im Einkommenssteuergesetz und den Lohnsteuerrichtlinien verfasst. Aus dem Einkommenssteuergesetz und insbesondere den Lohnsteuerrichtlinien geht im Detail hervor, unter welchen Voraussetzungen ein Sachbezug steuerpflichtig, steuervergünstigt oder sogar steuerfrei bleibt.
Was ist der steuerfreie Sachbezug?
Der steuerfreie Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil – auch als Gehaltsextra bekannt – den Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden als sogenannte Sachleistung zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gewähren dürfen. Das bedeutet, dass der Sachbezug nicht als Bargeld ausgezahlt werden darf.
Mögliche Sachleistungen sind beispielsweise beliebige Waren und Dienstleistungen, Gutscheine zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen und auch sogenannte Guthabenkarten, die als Zahlungsmittel dienen.
Übersteigt der Wert der Sachleistung in einem Monat den Betrag von aktuell 50,00 Euro nicht, ist der Sachbezug steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Das bedeutet der Sachbezug ist brutto wie auch netto gleichen Wertes für Mitarbeitende. Gleichzeitig entstehen Arbeitgebenden keine zusätzlichen Lohnnebenkosten.
Durch welche Besonderheiten zeichnet sich der steuerfreie Sachbezug aus?
Im Vergleich mit vielen anderen Sachzuwendungen zeichnet sich der steuerfreie Sachbezug insbesondere durch eine nahezu undefinierte Anwendungsform aus, schließlich werden Waren und Dienstleistungen im Einkommenssteuergesetz nicht näher spezifiziert.
Ein weiteres, besonderes Merkmal des steuerfreien Sachbezugs ist die sogenannte Sachbezugsfreigrenze. Eine Freigrenze definiert einen Betrag, bis zu welchem geldwerte Vorteile und damit beispielsweise auch der Sachbezug steuerfrei für Mitarbeitende gewährt werden können. Die Sachbezugsfreigrenze seit 2022 für den steuerfreien Sachbezug liegt bei 50,00 Euro im Monat. Wird diese Freigrenze in einem Monat auch nur mit einem Cent überschritten, so ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig. Dies ist ein entscheidendes und wichtiges Merkmal der Freigrenze.
Ein weiteres, besonderes Merkmal des steuerfreien Sachbezugs ist ein Kumulierungsverbot, welches auf der monatlichen Freigrenze von 50,00 Euro aufbaut. Im Gegensatz zu anderen Sachzuwendungen, Gehaltsextras und Mitarbeiter-Benefits, wie beispielsweise Kostenerstattungen für öffentliche Verkehrsmittel oder Internetzuschüssen, muss der steuerfreie Sachbezug zwingend Monat für Monat gewährt werden, um steuerfrei zu bleiben. Würde dieser beispielsweise kumuliert in einem Monat für ein ganzes Jahr gewährt werden, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Welche Einschränkungen hat der Gesetzgeber für den steuerfreien Sachbezug definiert?
In den Jahren 2020 und 2021 hat der Gesetzgeber einige gravierende Neuregelungen für die Anwendung des steuerfreien Sachbezugs definiert und damit die Einsatzmöglichkeiten eingeschränkt.
Die zwei wichtigsten Einschränkungen für den steuerfreien Sachbezug, die bereits mit dem Jahressteuergesetz 2019 beschlossen wurden, sind einerseits die Neudefinition von Sachleistungen und Geldleistungen und andererseits eine Ergänzung hinsichtlich des sogenannten Zusätzlichkeitserfordernisses.
Mit der Neudefinition von Sachleistungen und Geldleistungen im Zusammenhang mit der Gewährung steuerfreier Sachbezüge wurde festgeschrieben, dass
- zweckgebundene Geldleistungen – also die Widmung eines Geldbetrags an Mitarbeitende zur Verwendung für einen bestimmten Zweck, bspw. für Mitgliedsbeiträge für ein Fitness-Studio – und
- nachträgliche Kostenerstattungen – die Erstattung von Kosten für eingereichte Belege für von Mitarbeitenden erworbene Waren oder Dienstleistungen
grundsätzlich keine Sachbezüge, sondern Geldleistungen sind und demnach steuerpflichtiges Entgelt darstellen.
Durch die weitere Ergänzung des steuerfreien Sachbezugs mit dem Zusätzlichkeitserfordernis wird die Sachbezugsfreigrenze nur noch dann anerkannt, wenn der Sachbezug Mitarbeitenden gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ausschließlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Damit wird der steuerliche Vorteil im Rahmen von Gehaltsumwandlungen, also dem Verzicht auf arbeitsvertraglich geschuldetes Entgelt zugunsten steuerfreier Sachleistungen ausgeschlossen und ist damit steuerschädlich.
Eine weitere Einschränkung des steuerfreien Sachbezugs, die zu besonders viel Verwirrung bei Arbeitgebenden und auch Steuerberatenden geführt hat, liegt in der Konkretisierung der Sachbezugsregelung hinsichtlich sogenannter Geldsurogate und anderer Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Damit sind nämlich die weit verbreiteten und besonders beliebten Geldkarten und Gutscheine gemeint.
Steuerfreier Sachbezug ab 2024 – Gutschein, Geldkarte, Prepaid-Kreditkarte?
Die von der Finanzverwaltung in den vergangenen Jahren definierten Einschränkungen zum Einsatz des steuerfreien Sachbezugs wurden zumindest für Gutscheine und Geldkarten bis zum Ende 2021 teilweise ausgesetzt. Seit 2022 jedoch gelten nun alle neuen Regeln vollumfänglich.
Die gute Nachricht – die Freigrenze des steuerfreien Sachbezuges wurde von bislang 44,00 Euro im Monat auf 50,00 Euro angehoben.
Der Einsatz des steuerfreien Sachbezugs in Form von Gutscheinen und Geldkarten ist immer dann zulässig, wenn die Gutscheine und Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und eine von insgesamt drei Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Die Kriterien werden dabei wie folgt untergliedert:
- Limitierte Netze, gem. § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG, zu denen Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Shopping-Malls und Einzelhandelsketten zählen sowie sogenannte regionale City-Cards.
- Limitierte Produktpalette, gem. § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG, umfassen beispielsweise Tankkarten, Gutscheinkarten für Buchhandlungen, Beautykarten zum Erwerb von Dienstleistungen (bspw. Friseur, Nagelstudio etc.)
Gesetzgeber in den Jahren 2020 und 2021 definierten Regeln und Einschränkungen zum Einsatzzweck des steuerfreien Sachbezugs sind mit Wirkung zum
Steuerfreier Sachbezug ab 2024 – Regeln und Voraussetzungen im Überblick
Auch wenn die Neuregelungen für den steuerfreien Sachbezug auf den ersten Blick überaus komplex zu sein scheinen – und dieser Schein trügt sicherlich nicht – lässt sich der Sachbezug auch weiterhin relativ einfach und mit wenig administrativen Aufwand als Mitarbeiter-Benefit einsetzen. Sofern einige Regeln befolgt werden.
1. Freigrenze beachten
Der Sachbezug ist bis 50,00 Euro im Monat steuerfrei. Übersteigt der Wert des Sachbezugs in einem Monat die Freigrenze um einen Cent, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig.
2. Zusätzlichkeitserfordernis einhalten
Auch wenn sich das Zusätzlichkeitserfordernis kompliziert anhört, ist es für die Praxis relativ einfach zu berücksichtigen. Der steuerfreie Sachbezug darf einfach kein Ersatz für Gehalt sein, welches vertraglich vereinbart wurde. Dies gilt sowohl für das monatliche Bruttogehalt als auch für einmalige Sonderzahlungen, die laut Arbeitsvertrag verpflichtend zu zahlen sind.
3. Keine Erstattung von Kosten
Eine Erstattung von Kosten, ganz gleich ob mit Nachweis in Form einer Quittung oder ohne eine solche, ist kein Sachbezug, sondern ein Geldzufluss und somit steuerpflichtiges Entgelt.
4. Limitierung bei Gutschein und Geldkarte
Gutscheine, Geldkarten und auch Prepaid-Kreditkarten, die arbeitgeberseitig mit einem Geldbetrag beladen werden, sollten eine Limitierung aufweisen, entweder für eine bestimmte Produktpalette (bspw. Lebensmittel, Treibstoff etc.) oder begrenzte Akzeptanzstellen (bspw. ein bestimmter Händler, eine Handelskette oder eine räumliche Begrenzung).
5. Aufzeichnung im Lohnkonto
Der Profi-Tipp – die Hingabe des steuerfreien Sachbezugs sollte im Lohnkonto eines jeden Mitarbeitenden entsprechend aufgezeichnet werden. Dies gilt auch für weitere Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras. Üblicherweise erfolgt die Aufzeichnung im Lohnkonto mit der korrekten Verarbeitung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wird der Sachbezug gewährt, sollte dieser folglich in den Bruttobezügen als Zufluss und in den Nettobezügen als Abzug abgebildet werden.
Praxis-Tipps: Beliebte Anwendungsbeispiele für den steuerfreien Sachbezug
Trotz der vielen Neuregelungen für den steuerfreien Sachbezug erfreut sich dessen Einsatz weiterhin großer Beliebtheit bei Mitarbeitenden. Letztendlich kann der Sachbezug für beliebige Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden, auch mehrmals im Monat, sofern die Freigrenze nicht überschritten wird. Dies sind aktuell die beliebtesten Anwendungsbeispiele:
- Tankkarte / Sachbezug, als finanzielle Unterstützung für Benzin
- City-Card, zum Einkaufen am Wohnort oder Arbeitsort des Mitarbeitenden
- Waren, wie bspw. Geschenk-Boxen
- Shopping-Gutschein für ein Shopping-Center
- Beauty- und Gesundheits-Dienstleistungen, bspw. für Friseurbesuche oder Massagen am Arbeitsplatz – in Kombination mit Angeboten wie Erholungsbeihilfe oder Firmenfitness besonders attraktiv
Steuerfreier Sachbezug mit Salfy – ganz easy!
Mit der Software Salfy steht Arbeitgebenden und Beschäftigten eine flexible und umfassende, wie auch einfache Lösung für den steuerfreien Sachbezug „FLEX“ zur Verfügung – eine Prepaid-Kreditkarte, die die gesetzlichen Anforderungen zu 100% erfüllt und gleichzeitig flexibel eingesetzt werden kann.
Die Salfy Prepaid-Karte kann nämlich sowohl bewusst begrenzt, wie auch von jedem Mitarbeitenden nach eigenen Wünschen individuell eingesetzt werden. Folgende Funktionen stehen hier zur Auswahl:
- City-Card, mit der Mitarbeitende Waren und Dienstleistungen regional erwerben können, bspw. in Berlin, München, Frankfurt etc.
- Händler, mit Festlegung eines bestimmten Händlers, entweder nach Vorgabe des Arbeitgebenden oder individuell wählbar von jedem Mitarbeitenden selbst
- Warengruppe, mit Definition einer bestimmten Ware oder Dienstleistung, bspw. Tanken, Essen, Beauty etc. durch Arbeitgebende
- Händlergruppe, mit Auswahl einer begrenzten Anzahl von Einzelhändlern durch Arbeitgebende
Die Salfy Prepaid-Karte wird kostenfrei individuell im Unternehmensdesign gestaltet und wahlweise an den Unternehmenssitz zum Überreichen oder direkt an die Mitarbeitenden versandt. Im Salfy-HR-Cockpit ist auf einen Blick erkennbar, welche Mitarbeitenden den Sachbezug erhalten. Mit einem Klick können weitere Karten für neue Mitarbeitende bestellt und ausgeschiedene Mitarbeitende deaktiviert werden. Die Beladung der Karte erfolgt automatisch mit Verarbeitung in der Lohnabrechnung, sodass keine Einzelüberweisungen erforderlich sind. Gleichzeitig erfolgt die Aufzeichnung im Lohnkonto.
Hier erfahren Sie mehr über unseren Mitarbeiter-Benefit FLEX (Sachbezug). Wenn Sie den steuerfreien Sachbezug oder andere individuelle Mitarbeiter-Benefits in Ihrem Unternehmen einführen möchten, beraten wir Sie gerne – nutzen Sie dafür unser Kontaktformular.
