Das Homeoffice – Definition
Das Wort Homeoffice beschreibt umgangssprachlich den Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden. Im übergeordneten Sinn steht der Begriff für das in der sogenannten Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) festgeschriebene Konzept der „Telearbeit“. Dabei üben die Beschäftigten die jeweilige Tätigkeit außerhalb ihres eigentlichen Büros aus. Der Kontakt zum Unternehmen findet meist nur online und telefonisch statt. Diese Telearbeit lässt sich unterteilen in drei unterschiedliche Versionen:
- die Teleheimarbeit, also die zu 100 Prozent geleistete Arbeitszeit in der eigenen Wohnung,
- ein „hybrides“ Arbeiten. Bei dem auch als alternierende Telearbeit bezeichneten Modell wechselt die Tätigkeit in der Firma mit der am heimischen Schreibtisch. Teilweise nutzen zwei und mehr Beschäftigte tage- oder wochenweise versetzt den gleichen Arbeitsplatz und die dort vorhandene Ausstattung.
- die mobile Telearbeit, auch „Remote Work“ genannt. Hierbei kann sich der Arbeitsplatz überall befinden, unabhängig von Betrieb und Wohnung. Die Voraussetzung dafür ist meist eine stabile und schnelle Internetverbindung.
Die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Arten von Telearbeit
Bei einer Tätigkeit, die sie überwiegend oder komplett im eigenen Heim ausüben, profitieren Arbeitnehmende vor allem von
- den eingesparten Kosten durch Wegfall ihrer Fahrten und dadurch einem Plus bei der Energiebilanz,
- dem verminderten Ansteckungsrisiko bei den immer noch auftretenden Krankheitswellen,
- der meist höheren Produktivität durch weniger Ablenkungen als im Büro,
- einer besseren Work-Life-Balance durch mehr Spielraum, um private Angelegenheiten zu erledigen,
- einer oftmals erleichterten Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie
- einer größeren zeitlichen Flexibilität.
Diesen unbestreitbaren Vorzügen stehen einige – mögliche – Nachteile für Betrieb und Belegschaft entgegen. Dazu zählen etwa
- höhere Anforderungen an die Technik, an Compliance und an den Datenschutz auf der Unternehmerseite,
- die eingeschränkte (zeitliche) Kontrolle der Angestellten durch ihre jeweiligen Führungskräfte,
- der Bedarf an Platz, bestenfalls eines Arbeitszimmers,
- der fehlende positive Einfluss des „Teamgeistes“ aufgrund ausfallender persönlicher Treffen auf beiden Seiten sowie
- ein organisatorischer Mehraufwand für die Arbeitgebenden.
Diese potenziellen Mankos lassen sich jedoch – vor allem bei Firmen mit einer ohnehin guten digitalen Infrastruktur – durchaus auffangen und ausgleichen. Hinzu kommt häufig ein deutlicher Imagegewinn, den das auf diese Weise „arbeitnehmerfreundliche“ Unternehmen gegenüber seinen Konkurrenten für sich verbuchen kann.
Welche arbeitsrechtlichen Regeln gelten für das Modell Homeoffice?
Ein gesetzlicher Anspruch auf die Arbeit zu Hause besteht bis jetzt in Deutschland nicht. Vereinbaren jedoch Firmen diese Form der Tätigkeit mit ihren Beschäftigten, gelten die gleichen Bestimmungen wie am ursprünglichen Arbeitsort im Betrieb. Dies betrifft die Pausenzeiten ebenso wie die Fürsorgepflicht des Arbeitgebenden, was das Umfeld anbetrifft.
Das Arbeitszeitgesetz greift weiterhin in allen Belangen. Hier hilft im Zweifelsfall eine schriftliche Fixierung der Vorgaben auf beiden Seiten, vor allem wenn die Telearbeit zu einem festen Bestandteil künftiger Verträge wird. Zu den Details zählen etwa
- die passende Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes. Unterstützt der Betrieb seine Angestellten beispielsweise beim Kauf eines ergonomischen Drehstuhles oder eines höhenverstellbaren Schreibtisches?
- der Nachweis beziehungsweise die Dokumentation der von den Beschäftigten geleisteten Arbeitszeit.
- die wichtige Frage des Daten- und Virenschutzes auf dem zu Hause genutzten Computer oder Mobiltelefon.
- die Wege der Kommunikation und die Erreichbarkeit für den Kollegenkreis wie auch potenzielle Ansprechpartner von außerhalb.
Über diese einzelnen Punkte hinaus bietet es sich für Unternehmen an, das Thema „Arbeiten im Homeoffice“ mithilfe einer generellen Betriebsvereinbarung zu regeln.
Mitarbeiter-Benefits im Homeoffice – welche Gehaltsextras eignen sich besonders für die Beschäftigen in der Telearbeit?
Für die Arbeitnehmenden besteht die Möglichkeit, in einem Jahr bis zu 120 Tage jeweils fünf Euro pro Tag als pauschale Kosten steuerlich abzusetzen. Neben dieser Reduzierung der Steuerlast um maximal 600 Euro gibt es für die Unternehmen weitere Wege, ihre Beschäftigten bei der Tätigkeit daheim finanziell zu unterstützen. Sie können ihnen beispielsweise als praktische und steuerbegünstigte Benefits
- einen Telefonkostenzuschuss (ohne Einzelnachweis möglich),
- einen Essenszuschuss als wichtigen Ausdruck ihrer Fürsorgepflicht sowie
- eine Internetzuschuss-/Internetpauschale gewähren.
Darüber hinaus profitieren Angestellte in sogenannten hybriden Modellen von einem Fahrtkostenzuschuss bzw. Job-Ticket.
Eines der beliebtesten Extras für die Mitarbeitenden außerhalb der Firma stellt die Internetzuschuss-/Internetpauschale dar. Schließlich bildet das Netz die Grundvoraussetzung für fast alle ihre Tätigkeiten, für virtuelle Meetings und den Zugang zum betrieblichen Intranet. Als anzusetzende Beträge gelten etwa die Grundgebühr und die laufenden Kosten für den Zugang beziehungsweise eine Flatrate. Die Zulage kann bis zu 50 Euro pro Monat betragen und ist für Beschäftigte steuerfrei. Als Voraussetzung dafür muss der Arbeitnehmende gegenüber dem Unternehmen erklären, dass er einen privaten Internetzugang besitzt und daher monatliche Kosten in der Höhe des Zuschusses anfallen.
Die Zukunft des Homeoffice
Was zunächst hauptsächlich aufgrund der Zwänge und Einschränkungen der Corona-Pandemie entstand, wurde zu einer echten Alternative für alle Beteiligten. Zahlreiche Bewerberinnen und Bewerber würden mittlerweile eine Stelle ohne die Möglichkeit zur Telearbeit oder hybriden Konzepten nicht mehr annehmen. Das bedeutet: Unternehmen können gegenüber Bewerbenden mit der Möglichkeit der Home-Office-Arbeit punkten.
Heutzutage ist das Home-Office kaum mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es, Konzepte zu entwickeln um Beschäftigte im Home-Office weiterhin zu unterstützen und rechtzeitig möglichen negativen Entwicklungen vorbeugen zu können. Denn das Arbeiten von daheim stellt durchaus auch Beschäftigte vor Herausforderungen.
Insofern bieten sich regelmäßige Teamveranstaltungen (real wie auch in virtueller Form) oder digitale Plattformen zur Kommunikation untereinander an, als Ausgleich zum persönlichen Austausch im Büro. Doch auch dieser ist schwer wegzudenken.
Auch geeignete Mitarbeiter-Benefits steigern die Motivation der Beschäftigten, vermitteln das Gefühl der Wertschätzung und fördern dabei, mit dem Betrieb „in Kontakt“ zu bleiben.
