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Essenszuschüsse und Verpflegung für Mitarbeiter (Update 2021)

Es gehört schon fast zum guten Ton den amtlichen Sachbezugswert für arbeitstägliche Mahlzeiten, also Verpflegung von Mitarbeitern, Jahr für Jahr anzupassen. Nicht zuletzt, weil Lebenshaltungskosten von Jahr zu Jahr steigen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist der Sachbezugswert?

Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder verbilligt Mahlzeiten im Betrieb, handelt es sich um einen Sachbezug. Sachbezüge sind Vorteile, die immer dann entstehen, wenn Arbeitnehmer vom Arbeitgeber neben dem Entgelt weitere Einkünfte erhalten, die nicht in Geld bestehen.

Dazu zählen beispielsweise bereitgestellte Arbeitsmittel, Wohnraum oder auch Zuschüsse zur Verpflegung. Die Höhe der geldwerten Vorteile wird vom Gesetzgeber als amtlicher Sachbezugswert definiert und jährlich aufgrund steigender Lebenshaltungskosten angepasst.

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© Spencer Davis | unsplash

Sachbezugswert Verpflegung

Für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit arbeitstäglich einen steuerbegünstigten Zuschuss, beispielsweise für Mittagessen, zu gewähren. Hierfür ist der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung anzusetzen: Dieser beträgt ab dem 01.01.2021 pro Mahlzeit 3,47 EUR und steigt somit um 7 Cent. Der Sachbezugswert ist für Mitarbeiter steuerfrei und sozialversicherungsfrei, wird durch den Arbeitgeber allerdings mit 25 % pauschal versteuert.

Diesen Betrag können Arbeitgeber zusätzlich steuerfrei mit 3,10 Euro pro Mahlzeit bezuschussen. Insgesamt stehen ab 2021 somit Mitarbeitern arbeitstäglich 6,57 Euro als Essenszuschuss zur Verfügung.

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© Clint Bustrillos | unsplash

Lohnsteuerliche Voraussetzungen

Um Ihren Mitarbeitern steuerbegünstigt Essenszuschüsse zu gewähren, sind einige Voraussetzungen einzuhalten. Zunächst dürfen Mitarbeiter nur für die Tage einen Essenszuschuss erhalten, an denen diese auch tatsächlich mindestens 4 Stunden arbeiten. Dies gilt für Tätigkeiten in der Betriebsstätte des Arbeitgebers, wie auch für das Home-Office. Mitarbeiter, die hingegen im Jahresdurchschnitt 3 Tage oder mehr im
Monat auswärts tätig sind, dürfen keinen Essenszuschuss erhalten. Hier steht der sogenannte Verpflegungsmehraufwand als Alternative zur Verfügung.

Weiterhin sollte die sogenannte 15-er-Regel Berücksichtigung finden. Bei Einhaltung dieser Regel entfallen Aufzeichnungspflichten für den Arbeitgeber für Fehltage der Mitarbeiter, bspw. bei Krankheit oder Urlaub. Folglich kann der Essenszuschuss pauschal für 15 Tage im Monat gewährt. Somit steht im Monat pro Mitarbeiter ein Betrag von insgesamt 98,55 EUR als Essenszuschuss zur Verfügung.

Verpflegungsmehraufwand – was ist das?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine alternative Form des Essenszuschusses und speziell für die Mitarbeiter anzuwenden, die arbeitstäglich länger als 8 Stunden am Tag auswärts tätig sind.

Hier geht der Gesetzgeber davon aus, dass Mitarbeitern auf Grund ihrer Auswärtstätigkeit höhere Kosten für Verpflegung entstehen. Aus diesem Grund gibt es höhere Zuschussmöglichkeiten, die an die Dauer der Auswärtstätigkeit gekoppelt sind.

Auswärtstätigkeit:

  • > 8 Stunden                14,00 Euro steuerfrei
  • 24 Stunden                 28,00 Euro steuerfrei
  • Anreise/Abreise          14,00 Euro steuerfrei
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© Massimo Rinaldi | unsplash

Tipp für die Praxis

Sowohl der Essenszuschuss als auch der Verpflegungsmehraufwand kann nicht nur zusätzlich zum geschuldeten Entgelt vom Arbeitgeber gewährt werden. Es ist ebenfalls steuerrechtlich zulässig Mitarbeitern zu ermöglichen laufendes Bruttogehalt gegen Essenszuschüsse und Verpflegungsmehraufwand zu „tauschen“.

Eine wesentliche Voraussetzung hierfür ist eine ausführliche und korrekte arbeitsvertragliche Dokumentation. Die Vorteile bei dieser Lösung sprechen für sich. Mitarbeiter haben durch eine solche Gehaltsumwandlung jeden Monat ein höheres Nettogehalt. Für Arbeitgeber entstehen gleichzeitig keine zusätzlichen Kosten und oftmals sogar Ersparnisse.

Salfy LUNCH

Mit unserem Benefit „LUNCH“ können Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern ganz einfach einen Essenszuschuss von arbeitstäglich 6,57 Euro gewähren. Die Mitarbeiter fotografieren lediglich ihre Lebensmittelbelege oder Restaurantquittungen mittels unserer Salfy App. Salfy ermittelt automatisch die Höhe des Essenszuschusses und übermittelt diese Daten an Ihre Lohnbuchhaltung. Ihre Mitarbeiter erhalten den Essenszuschuss direkt über die Gehaltsabrechnung ausgezahlt.

Wollen Sie mehr über unseren Benefit „LUNCH“ erfahren? Dann sollten Sie sich auf jeden Fall unsere Info-Seite anschauen. Und Sie konkrete Fragen zum Thema Essenszuschuss haben, können Sie uns gerne auch über den Chat oder unser Kontaktformular eine Nachricht schreiben.

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Artur Szymanis

CEO & Gründer von Salfy
Artur ist Gründer und Geschäftsführer von Salfy – Easy Benefits – einer Software, mit der Arbeitgeber:innen ihren Mitarbeiter:innen Benefits ohne administrativen Aufwand, automatisiert und individuell, direkt über die Gehaltsabrechnung auszahlen können.Seit 2009 beschäftigt sich Artur mit Gehalts- und Vergütungsmodellen, er ist ausgewiesener Experte für Payroll und Mitarbeiter-Benefits und hat zahlreiche Unternehmen unterschiedlicher Größe – vom Startup bis zum DAX-Konzern – bei der Implementierung von Gehaltsextras betreut.

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