Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einfach erklärt
Arbeitgeber können Mitarbeitenden Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte gewähren. Diese Zuschüsse werden pauschal mit 15 % versteuert und bleiben dadurch in der Regel sozialversicherungsfrei.
Für Unternehmen sind solche Fahrtkostenzuschüsse interessant, weil sie sich als steueroptimierter Gehaltsbestandteil einsetzen lassen und Mitarbeitende die Entlastung direkt über die monatliche Gehaltsabrechnung erhalten.
Wann Fahrtkostenzuschüsse möglich sind
Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können derzeit bis zu 0,38 Euro pro Entfernungskilometer angesetzt werden.
Pauschal dürfen monatlich 15 Arbeitstage berücksichtigt werden, ohne dass Urlaubs-, Krankheits- oder Feiertage einzeln abgezogen werden müssen.
Wichtig ist dabei die korrekte Behandlung in der Lohnabrechnung sowie die richtige Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte, da hiervon die steuerliche Behandlung abhängt.
Fahrtkostenzuschuss oder Werbungskosten: Was ist günstiger?
Ein Fahrtkostenzuschuss ist in der Regel vorteilhaft, wenn Mitarbeitende regelmäßig pendeln und der steuerliche Vorteil direkt monatlich wirksam sein soll.
Im Unterschied zu Werbungskosten erfolgt die Entlastung nicht erst über die persönliche Einkommensteuererklärung, sondern unmittelbar über die Payroll.
Dadurch verbessert sich häufig der monatliche Nettoeffekt und die Entlastung wird direkt spürbar.
Wann ein Fahrtkostenzuschuss sinnvoll ist
Besonders sinnvoll ist das Modell bei regelmäßigen Pendelstrecken und festen Arbeitsorten.
Weniger relevant ist es dagegen bei häufig wechselnden Einsatzorten oder umfangreichen Homeoffice-Regelungen, da hier die Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte komplexer werden kann.
Für Unternehmen ist der Zuschuss außerdem interessant, wenn gezielt Nettoeffekte verbessert werden sollen, ohne klassische Gehaltserhöhungen vollständig über höhere Lohnnebenkosten abzubilden.
Beispiel aus der Praxis
Ein Mitarbeitender fährt an 15 Tagen pro Monat jeweils 20 Kilometer zur ersten Arbeitsstätte.
Der Arbeitgeber zahlt dafür einen pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschuss. Die Entlastung wirkt sich dadurch direkt monatlich über die Gehaltsabrechnung aus und nicht erst später über die Steuererklärung.
Warum das für Arbeitgeber relevant ist
Fahrtkostenzuschüsse lassen sich vergleichsweise einfach in bestehende Payroll-Prozesse integrieren und können ein sinnvoller Bestandteil von Mitarbeiterbenefits sein.
Gleichzeitig ist die korrekte steuerliche Behandlung entscheidend. Fehler bei der Einordnung oder bei der Definition der ersten Tätigkeitsstätte können zu Nachzahlungen und Compliance-Risiken führen.
Gerade im Kontext von steueroptimierten Benefits spielen solche Zuschüsse deshalb eine wichtige Rolle.
