Mobilitätspauschale

Mobilitätspauschale – ein zunehmend beliebter Mitarbeiter-Benefit mit vielen Facetten (2022)

Die Mobilitätspauschale gewinnt zunehmend an Bedeutung, nicht nur bei Beschäftigten, sondern bei Unternehmen und Personalverantwortlichen – und das nicht erst seit Anstieg der Energie- und Mobilitätskosten. Schließlich scheint die Mobilitätspauschale der ultimative Mitarbeiter-Benefit zu sein, muss doch der Großteil der Arbeitnehmenden regelmäßig ins Office fahren. Und auch privat sind wir Menschen durch und durch gerne in Bewegung.

Inhaltsverzeichnis

Mit einem Irrtum müssen wir allerdings an dieser Stelle aufräumen. Den einen ultimativen Mitarbeiter-Benefit in Form einer Mobilitätspauschale gibt es nicht.

Für uns als Benefit-Experten ist es daher eine Herzensangelegenheit zur Mobilitätspauschale aufzuklären und insbesondere aufzuzeigen, wie Unternehmen ihren Beschäftigten dennoch ein Mobilitätsbudget ermöglichen können – steuerfrei sowie steuervergünstigt versteht sich.

Was ist die Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie?

Die Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie wurde 2021 adäquat zur Erhöhung der Entfernungspauschale auf 0,35 Euro je Kilometer für den Weg zum Arbeitsplatz für Fernpendler eingeführt, deren zu versteuerndes Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt.

Auf Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags sind nämlich keine Einkommenssteuern zu zahlen, sodass Fernpendler von der Erhöhung der Entfernungspauschale im Rahmen der Einkommenssteuererklärung nicht profitieren können.

Die Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie soll somit einen Ausgleich schaffen. Fernpendler können auf Antrag beim zuständigen Finanzamt die Mobilitätsprämie beantragen, wenn die erste Tätigkeitsstätte mehr als 21 Kilometer von der Wohnung entfernt ist.

Folglich kann die Mobilitätspauschale für Mitarbeitende, deren jährliches Einkommen 9.984 Euro für Ledige bzw. 19.968 Euro für Verheiratete übersteigt, nicht angewandt werden. 

Warum die Mobilitätspauschale kein Mitarbeiter-Benefit ist?

Streng genommen müsste eine Mobilitätspauschale als Mitarbeiter-Benefit bedeuten, dass Mitabreitenden für sämtliche Arten der Mobilität für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstelle arbeitgeberseitig ein pauschaler Betrag oder ein pauschales Budget zu gleichen Rahmenbedingungen zur Verfügung gestellt werden kann. Zumindest wenn man im Sinne des Einkommenssteuergesetztes geldwerte Vorteile, also Sachzuwendungen und Gehaltsextras miteinander vergleicht

Da die Mobilitätspauschale bzw. Mobilitätsprämie in Abhängigkeit des Einkommens nur für eine begrenzte Anzahl an Menschen eingesetzt werden kann – das Bundesfinanzministerium schätzt, dass rund 250.000 Pendlerinnen und Pendler die Mobilitätsprämie beantragen können – versteht es sich von selbst, dass es sich hierbei um keinen Mitarbeiter-Benefit handelt, der allgemeingültig allen Beschäftigten gewährt werden kann.

Erst recht nicht, wenn mit einer Mobilitätspauschale etwaige steuerfreie oder steuervergünstigte Benefits oder Gehaltsextras gemeint sind.

Es gibt allerdings zahlreiche Alternativen zur Mobilitätspauschale – sowohl steuerfreie wie auch steuerbegünstigte Benefits und Gehaltsextras – die Unternehmen ihren Beschäftigten als Mobilitätsbudget zur Verfügung stellen können.

Alternativen zur Mobilitätspauschale – echte Mitarbeiter-Benefits

Es gibt eine Vielzahl an Mitarbeiter-Benefits und Gehaltsextras die von Unternehmen als Alternative zur Mobilitätspauschale eingesetzt werden können. Einige dieser Benefits und Gehaltsextras können sogar für individuelle Mobilität eingesetzt werden, ganz unabhängig von Fahrten zwischen Wohnung und der Arbeitsstätte.

Mit ein wenig Recherche und Mühe und unter Beachtung des Einkommenssteuergesetzes und der Lohnsteuerrichtlinien lässt sich aus Arbeitgebersicht dadurch nicht nur bares Geld sparen, sondern allem voran für Beschäftigte ein echter Mehrwert realisieren.

Einerseits sind zahlreiche Mobilitäts-Benefits sozialversicherungsfrei, sodass arbeitgeberseitig keine zusätzlichen Lohnnebenkosten entstehen. Allenfalls fallen abhängig vom jeweiligen Benefit pauschale Steuern an, die vom Arbeitgebenden entrichtet werden.

Anderseits sind viele Mobilitäts-Benefits und Gehaltsextras für Beschäftigte steuerfrei. Der mit der Hingabe entstehende geldwerte Vorteil ist somit nicht zu versteuern und dadurch Netto an Mitarbeitende auszuzahlen.

Benefits für Mobilität lassen sich hinsichtlich der Hingabe an Beschäftigte auf zwei Arten realisieren:

  • Sachbezug, bspw. in Form eines Dienstwagens, Gutschein zum Bezug von Kraftstoff, eines Fahrrads etc.
  • Zuschuss und Erstattung entstandener Kosten, bspw. für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder zum ÖPNV-Ticket

Mitarbeiter-Benefits für Mobilität – Anwendungsbeispiele

1. Dienstwagen

Der Dienstwagen ist wohl eines der bekanntesten Gehaltsextras, allerdings auch eines der teuersten. Dürfen Beschäftigte nämlich den Dienstwagen privat nutzen, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Hierfür wird für Verbrenner 1% des Bruttolistenpreises (so genannte 1%-Regel) als geldwerter Vorteil ermittelt und steuer- und sozialversicherungspflichtig über die Gehaltsabrechnung abgerechnet.

Darüber hinaus wird für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte der geldwerte Vorteil anhand der kürzesten Entfernung mit 0,03% berechnet. Auch dieser Anteil ist voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Anteilig kann hier die Höhe des geldwerten Vorteils durch Einsatz der Pauschalierung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit mit 15% pauschaler Lohnsteuer reduziert werden.

Etwas günstiger gestalten sich Plugin-Hybrid- und Elektrofahrzeuge abhängig vom Bruttolistenpreis. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils werden angesetzt:

  • 0,25% des Bruttolistenpreises für Elektrofahrzeuge bis 60.000 Euro Bruttolistenpreis
  • 0,5 % des Bruttolistenpreises für Plugin-Hybrid-Fahrzeuge und Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis oberhalb von 60.000 Euro

2. Dienstfahrrad oder Job-Rad

Fahrräder, die Unternehmen ihren Beschäftigten unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung zur Verfügung stellen, sind ebenfalls ein geldwerter Vorteil, der allerdings unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleibt. Dies gilt für Fahrräder wie E-Bikes, wenn Letztere nicht als Kraftrad einzuordnen sind.

Steuerfreiheit für Dienstfahrräder gilt immer dann, wenn das Fahrrad Beschäftigten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Entgelt überlassen wird. Dies gilt ebenfalls für E-Bikes.

Wird das Dienstfahrrad hingegen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung gewährt – hierbei verzichten Beschäftigte auf arbeitsvertraglich geschuldetes Entgelt – ist der geldwerte Vorteil ähnlich dem Dienstwagen mit 1% zu ermitteln. Zur Versteuerung wird ein Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung des Fahrrads angesetzt. Der sich hieraus ergebende geldwerte Vorteil für das Dienstfahrrad ist dann steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Anders als beim Dienstwagen entfällt für private Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte die 0,03-Prozent-Regelung.

Häufig kommt es vor, dass der geldwerte Vorteil weniger als 50 Euro beträgt. Die Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro darf hier nicht angewendet werden.

3. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Beschäftigte, die beispielsweise mit dem privaten Fahrzeug zur Arbeit fahren, dürfen arbeitgeberseitig einen Zuschuss zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte erhalten. Dieser Zuschuss ist quasi das Pendant zur Pendlerpauschale, auch bekannt als Entfernungspauschale.

Die Höhe des Zuschusses zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hängt von der Entfernung ab.

  • 1. bis 20. Kilometer je 0,30 EUR/km
  • ab dem 21. Kilometer je 0,35 EUR/km

Zur Berechnung der Höhe des Arbeitgeberzuschusses für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sollte grundsätzlich die kürzeste Entfernung angesetzt werden.

Um administrativen Aufwand gering zu halten, ist es darüber hinaus ratsam die so genannte 15er-Regel anzusetzen. Mit dieser Regel wird der Fahrtkostenzuschuss zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf 15 Arbeitstage im Monat, somit 180 Arbeitstage im Jahr begrenzt. Dies hat zum Vorteil, dass Fehlzeiten auf Grund Urlaubs oder Krankheit unberücksichtigt bleiben können.

4. Individual-Mobilität

Die Nachfrage nach Individual-Mobilität ist mit dem stetigen Wachstum des Angebots auch bei Beschäftigten gestiegen. Hierzu zählen beispielsweise Car Sharing Dienste, Elektro-Skooter oder auch die Uber-Fahrt.

Als Mobilitätsbudget für individuelle Mobilität ist der steuerfreie Sachbezug mit einer Freigrenze von monatlich 50 Euro überaus geeignet. Einerseits ist der geldwerte Vorteil steuerfrei, folglich für Arbeitgebende und Mitarbeitende brutto wie netto gleich. Andererseits ermöglicht der steuerfreie Sachbezug viel Flexibilität im Einsatz. Jeder Mitarbeitende kann den Sachbezug individuell nach seinen Wünschen einsetzen.

Um die Steuerfreiheit des Sachbezugs zu gewährleisten, müssen zwingend einige wichtige Anforderungen des steuerfreien Sachbezugs eingehalten werden. Neben der Einhaltung der Freigrenze von monatlich 50 Euro und der Gewährung ausschließlich zusätzlich zum geschuldeten Entgelt ist insbesondere die Ausgestaltung des Sachbezugs als Mobilitätsbudget entscheidend. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Ausgabe von Gutscheinen für einzelne Mobilitätsanbieter, mit welchen Beschäftigte in Anspruch genommene Leistungen bezahlen können.
  • Abschluss eines Vertrages zwischen Unternehmen und Mobilitätsanbieter, sodass Beschäftigte die Dienstleistungen des Mobilitätsanbieters in Anspruch nehmen können. Die Abrechnung über die in Anspruch genommenen Leistungen erfolgt direkt mit dem Arbeitgebenden. Bei dieser Lösung ist zwingend darauf zu achten, dass die in Anspruch genommenen Leistungen die Sachbezugsfreigrenze in einem Monat nicht übersteigen.
  • Guthaben- und Prepaid-Kreditkarten, die mit einem monatlichen Budget beladen werden und auf das Bezahlen von Mobilitätsleistungen beschränkt sind.

5. Job-Ticket und Kostenzuschuss öffentlicher Personennahverkehr

Ein Mobilitätsbudget für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) ist insbesondere in Großstädten ein überaus beliebter Mitarbeiter-Benefits, nicht nur weil die Kosten für ÖPNV teilweise recht hoch sind.

Die Realisierung eines Mobilitätsbudgets für den öffentlichen Personennahverkehr ist mit geringem administrativem Aufwand auf drei Arten möglich:

  • Ausgabe von Tagestickets oder Monatskarten: Hierbei erwirbt das Unternehmen zunächst Tagestickets oder Monatskarten und überlässt diese seinen Beschäftigten. Nachteil ist teils hoher administrativer Aufwand, insbesondere bei Monatstickets.
  • Abschluss eines Vertrages zwischen Arbeitgebenden und Verkehrsbetrieben: Zunächst wird ein Vertrag mit einem oder mehreren Verkehrsbetrieben und dem Unternehmen abgeschlossen. Die Abrechnung von bspw. Monatskarten, die Mitarbeitende nutzen, erfolgt direkt mit dem Unternehmen. Hier besteht teilweise ähnlich der Ausgabe von Tickets für Arbeitgebende ebenfalls recht hoher administrativer Aufwand, insbesondere wenn Unternehmen mehrere Standorte haben und dadurch mit mehreren Verkehrsbetrieben Verträge abschließen müssen.
  • Zuschuss und Erstattung für öffentlichen Personennahverkehr: Bei dieser Variante werden die Kosten, die Mitarbeitenden für öffentlichen Personennahverkehr entstanden sind, erstattet oder anteilig bezuschusst. Der Nachweis über die entstandenen Kosten erfolgt durch Vorlage einer Rechnung oder eines Vertrags, bspw. für ein Monatsticket.

Wird das Mobilitätsbudget für den ÖPNV zusätzlich zum arbeitsvertraglich geschuldeten Gehalt gewährt, ist dieses steuer- und sozialversicherungsfrei. Für Arbeitgebende entstehen keiner weiteren Kosten. Für Mitarbeitende ist der ÖPNV-Zuschuss brutto wie netto gleich hoch.

Alternativ können Unternehmen ihren Beschäftigten anbieten entstandene Kosten für öffentlichen Personennahverkehr im Rahmen einer Gehaltsumwandlung zu tauschen. Im Ergebnis entsteht für Mitarbeitenden sofort ein höheres Nettogehalt ohne zusätzliche Kosten aus Arbeitgebersicht. Ganz im Gegenteil, auch für Unternehmen entsteht eine Ersparnis. Allerdings ist im Rahmen einer Gehaltsumwandlung von ÖPNV-Kosten eine pauschale Steuer von wahlweise 15% oder 25% zu entrichten.

In allen Fällen ist die Hingabe eines Job-Tickets oder ein Zuschuss bzw. eine Kostenerstattung für öffentlichen Personennahverkehr zwingend im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Die steuerfreie Sachbezugsfreigrenze bleibt vom Mobilitätsbudget für den öffentlichen Personennahverkehr unberührt.

6. Kraftstoff

Auch die Hingabe oder der Erwerb von Kraftstoff ist ein Mitarbeiter-Benefit, der zum Mobilitätsbudget dazuzählt. Hierfür können Unternehmen, abhängig von der Art des „Kraftstoffs“, aus zwei unterschiedlichen Gehaltsextras, die beide jeweils steuer- und sozialversicherungsfrei sind, wählen.

  • Für Tanken kann der steuerfreie Sachbezug von monatlich 50 Euro eingesetzt werden, bspw. als Gutschein zum Bezug von Kraftstoff oder als Guthaben- und Prepaid-Kreditkarte, die ausschließlich zum Erwerb von Kraftstoff berechtigt.
  • Für Elektro- und Hybridfahrzeuge können Arbeitgebende ihren Beschäftigten Strom zum Laden am Arbeitsplatz kostenfrei oder verbilligt überlassen, wenn die Ladesäule zur betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebenden zählt und die Hingabe des Stroms zusätzlich zum Gehalt erfolgt. Darüber hinaus können Unternehmen für ihre Beschäftigten die Kosten einer Ladevorrichtung außerhalb des Betriebs übernehmen. Auch dieser geldwerte Vorteil ist steuerfrei. Alternativ besteht die Möglichkeit entstandene Kosten für eine Ladevorrichtung zu erstatten. Dieser geldwerte Vorteil kann pauschal mit 25% versteuert werden und bleibt somit steuer- und sozialversicherungsfrei für Beschäftigte.

Praxis-Tipps – wie Unternehmen die Mobilitätspauschale realisieren.

Für eine Mobilitätspauschale oder ein Mobilitätsbudget steht Arbeitgebenden eine Vielzahl an steuerlichen Vergünstigten, Gehaltsextras und Mitarbeiter-Benefits zur Verfügung.

Erfahrungsgemäß ist vor der Einführung diverser Benefits und Gehaltsextras eine Umfrage in der Belegschaft sinnvoll. Dies gilt auch für Mobilität. Nicht jeder Benefit wird von Beschäftigten gleichermaßen als wirklicher Mehrwert wahrgenommen. Eine Umfrage erleichtert einerseits die Auswahl und erhöht andererseits die Erfolgsquote.

Sind einmal die Wünsche der Beschäftigten hinsichtlich Mobilität und entsprechender Mitarbeiter-Benefits bekannt, sollten die passenden Gehaltsextras hinsichtlich der steuerrechtlichen Anforderungen sowie etwaiger Vor- und Nachteile beleuchtet werden. Hierbei empfiehlt sich auch ein Blick auf etwaigen administrativen Aufwand.

Administration von Mitarbeiter-Benefits geht mit der korrekten Verarbeitung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einher. Hier ist eine frühzeitige Abstimmung mit dem Payroll-Verantwortlichen zielführend, insbesondere um Prozesse zwischen vorbereitender Lohnbuchhaltung und finaler Abrechnung zielführend und einfach zu gestalten.

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