Salfy übergibt alle abrechnungsrelevanten Daten einmal im Monat, zum von Ihnen definierten Cut-off, korrekt den Lohnarten zugeordnet und passend zu Ihrer Lohnsoftware. Ob interne Payroll oder externes Lohnbüro: Sie importieren einen geprüften Datensatz mit wenigen Klicks, ohne Zuarbeit von HR und ohne zusätzlichen Admin-Aufwand.
Payroll ist nicht gleich Payroll. Wer intern abrechnet, will vor allem, dass es automatisiert und fehlerfrei läuft. Wer als Steuerberater oder Lohnbüro für Mandanten abrechnet, denkt zuerst an Haftung, Betriebsprüfung und den zusätzlichen Aufwand pro Fall. Salfy bedient beide, weil beide denselben geprüften Datensatz bekommen.
Sie sind nicht mehr auf die Zuarbeit von HR angewiesen. Die Benefit-Daten entstehen automatisch aus der Nutzung, kommen zum von Ihnen gesetzten Cut-off und sind bereits den richtigen Lohnarten zugeordnet. Weniger manuelle Erfassung, weniger Rückfragen, ein planbarer Monatslauf.
Sie übernehmen einen fertig geprüften Datensatz, statt Benefits einzeln steuerlich einzuordnen. Die lohnsteuerliche Einzel-Belegprüfung, die Einhaltung der Freigrenzen und die Dokumentation für die Betriebsprüfung laufen im System. Weniger Haftungsfläche, kein Mehraufwand pro Mandant.
Benefits erzeugen in der Lohnabrechnung vor allem dann Aufwand, wenn jede Nutzung und jede Änderung monatlich manuell erfasst, den richtigen Lohnarten zugeordnet und rechtzeitig zum Abrechnungslauf bereitgestellt werden muss. Vier Muster wiederholen sich: manuelle Verarbeitung Monat für Monat, verspätete oder unvollständige Zuarbeit aus HR, die korrekte Trennung von Lohnarten sowie Stamm- und Bewegungsdaten und das Haftungs- und Dokumentationsrisiko bei Betriebsprüfungen. Der Aufwand entsteht damit nicht durch den einzelnen Benefit, sondern durch den wiederkehrenden Prozess dahinter.
Beträge aus verschiedenen Quellen werden von Hand erfasst, geprüft und den Lohnarten zugeordnet. Jeder zusätzliche Benefit und jede Änderung im laufenden Monat erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Excel-Listen, Nachträge und Rückfragen kommen oft erst kurz vor dem Abrechnungslauf. Wer abrechnet, wartet auf Daten, die er nicht selbst kontrolliert.
Jeder Benefit braucht die richtige Lohnart (steuerfrei, pauschal versteuert oder mit Folgeabzug). Was sich monatlich ändert, gehört in die Bewegungsdaten; was konstant bleibt, in den Stamm. Die Zuordnung ist Detailarbeit mit Haftungsbezug.
Läuft ein Benefit über die Lohnbuchhaltung, muss belegbar sein, warum er steuerlich so behandelt wurde. Für externe Berater ist das ein Haftungsthema, kein Komfortthema.
| Situation | Ohne vorbereitete Übergabe | Mit Salfy |
|---|---|---|
| Datenherkunft | Zuarbeit von HR, mehrere Quellen | ein Datensatz direkt aus dem System |
| Lohnarten-Zuordnung | manuell je Benefit gepflegt | automatisch zugeordnet (steuerfrei, pauschal, Folgeabzug) |
| Lohnarten einrichten | selbst konfigurieren (u. a. Initialdatei, Lohnart kopieren) | einmalig mit Salfy abgestimmt und verprobt |
| Zeitpunkt der Daten | abhängig von HR, oft kurz vor Lauf | pünktlich zum selbst definierten Cut-off |
| Freigrenzen und Freibeträge | manuell im Auge behalten | systemseitig gedeckelt, nicht überschreitbar |
| Betriebsprüfung | Nachweise zusammensuchen | Audit-Protokoll auf Anforderung, GoBD-konform |
| Import | Datei prüfen und aufbereiten | wenige Klicks über die Schnittstelle |
Mit Salfy übernehmen Payroll und Steuerberater einen fertig den Lohnarten zugeordneten Datensatz, statt jeden Benefit selbst steuerlich einzuordnen. Die Lohnarten werden automatisch zugewiesen (steuerfrei, pauschal versteuert oder mit Folgeabzug), Freigrenzen und Freibeträge sind systemseitig gedeckelt, die Daten kommen zum selbst definierten Cut-off, und der Import erfolgt in wenigen Klicks über die Schnittstelle. Die Lohnarten stimmen Sie einmal mit Salfy ab und verproben die Übergabe. Danach kommt der Datensatz monatlich vorbereitet; Sie übernehmen ihn in wenigen Klicks. Der Unterschied liegt damit nicht in einem einzelnen Feature, sondern im Prozess.
Salfy fügt sich in Ihren bestehenden Lohnlauf ein, statt einen neuen zu erfordern. Vier Punkte machen das aus: die Datenausgabe im Format Ihrer Lohnsoftware, die automatische Lohnart-Zuordnung, die prüfungssichere Dokumentation und der von Ihnen gesetzte Cut-off.
Die DATEV-Anbindung ist nativ (Salfy kooperiert mit der DATEV eG); zusätzlich unterstützt Salfy u. a. ADDISON, Sage, SD Worx, SAP und Agenda. Das passende Ausgabeformat stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Jeder Benefit wird der passenden Lohnart zugeordnet: steuerfrei, pauschal versteuert oder mit Folgeabzug. Ein pauschal versteuerter Anteil wird automatisch pauschal versteuert, ein steuerfreier Anteil bleibt steuerfrei. Die Zuordnung stimmen wir einmalig mit Ihnen ab und richten sie ein, statt Sie mit der Frage „welche Lohnart für welchen Benefit“ allein zu lassen.
Jeder Benefit-Vorgang wird GoBD-konform im digitalen Lohnkonto protokolliert und revisionssicher archiviert. Für eine Betriebsprüfung stellt Salfy auf Anforderung ein Audit-Protokoll mit den zugehörigen Nachweisen bereit. Die lohnsteuerliche Einzel-Belegprüfung erfolgt nach Einkommensteuergesetz und Lohnsteuerrichtlinien, nicht stichprobenartig.
Sie definieren den Cut-off, zu dem die Daten übergeben werden. Vor dem ersten Lauf wird die Übergabe einmal verprobt: ein Testimport führt zu einer Probeabrechnung, damit sichergestellt ist, dass alles korrekt ankommt. Danach kommt der Datensatz monatlich vorbereitet; Sie übernehmen ihn in wenigen Klicks.
Die Anbindung an die Lohnabrechnung läuft in vier Schritten: erstens die einmalige Abstimmung der benefit-spezifischen Lohnarten und der Lohnsoftware (ca. 30 Minuten), zweitens Cut-off festlegen und per Testimport verproben, drittens monatlich einen Datensatz mit allen Bewegungsdaten über die Schnittstelle importieren (bei DATEV wenige Klicks), viertens laufender Betrieb ohne Zuarbeit von HR. Der Aufwand liegt damit einmalig im Setup, nicht im Monatslauf.
Sobald ein Unternehmen Salfy nutzt, setzt sich das Salfy-Team mit der zuständigen Payroll oder dem Steuerbüro in Verbindung und stimmt die benefit-spezifischen Lohnarten sowie die eingesetzte Lohnsoftware ab.
Sie definieren den Stichtag für die Datenübergabe. Ein Testimport führt zu einer Probeabrechnung, mit der die korrekte Verarbeitung einmal verprobt wird.
Zum Cut-off stellt Salfy alle abrechnungsrelevanten Bewegungsdaten in einem Datensatz bereit (Beträge je Benefit, Personalnummer, Zeitraum, Kostenstellen). Sie importieren sie über die Schnittstelle; bei DATEV sind es wenige Klicks.
Die Benefit-Daten entstehen automatisch aus der Nutzung. Für die laufende Abrechnung ist keine Zuarbeit von HR mehr nötig; die vorbereitende Lohnbuchhaltung für Benefits entfällt.
Wie viel Aufwand bedeutet die Anbindung für Ihr Lohnprogramm?
„Benefits bedeuten mehr Aufwand bei der Betriebsprüfung."
Nein. Sie haben keinen zusätzlichen Aufwand, sondern lediglich einen weiteren Prüfungspunkt. Jeder Vorgang ist GoBD-konform im digitalen Lohnkonto dokumentiert; das Audit-Protokoll mit den Nachweisen stellt Salfy auf Anforderung bereit. Für Steuerberater und Payroll wird die Prüfung dadurch nicht komplizierter, sondern in diesem Punkt abgenommen.
„Ich als Steuerberater hafte, wenn der Benefit über meine Lohnbuchhaltung läuft."
Die lohnsteuerliche Einzel-Belegprüfung nach Einkommensteuergesetz und Lohnsteuerrichtlinien läuft im System, inklusive Einhaltung der Freigrenzen und Freibeträge. Sie übernehmen einen geprüften Datensatz statt einer eigenen Einzelzuordnung. Das verkleinert die Haftungsfläche gegenüber der manuellen Verarbeitung.
„Welche Lohnart nehme ich für welchen Benefit?"
Diese Frage müssen Sie nicht allein lösen. Die benefit-spezifischen Lohnarten stimmt das Salfy-Team einmalig mit Ihnen ab und richtet die Zuordnung ein (steuerfrei, pauschal versteuert oder mit Folgeabzug). Danach kommt jeder Benefit automatisch auf der richtigen Lohnart an.
„Werden Freigrenzen und Freibeträge zuverlässig eingehalten?"
Ja. Salfy berücksichtigt neben den arbeitgeberdefinierten Budgets die steuerrechtlich maximal zulässigen Freigrenzen und Freibeträge. Diese sind systemseitig gedeckelt und lassen sich nicht überschreiten; die konkrete steuerliche Bewertung hängt von der Ausgestaltung ab.
„Wo liegen die Daten, und wie sicher ist das?"
Speicherung, Verarbeitung und Service erfolgen ausschließlich in Deutschland, auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern und in mandantengetrennter Datenhaltung. Mit jedem Kunden wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Steuerrelevante Belege werden GoBD-konform zehn Jahre archiviert.
„Müssen wir für jeden Benefit eine Anrufungsauskunft einholen?"
In der Regel nicht. Die gängigen Benefits sind in den Lohnsteuerrichtlinien und in Verwaltungsanweisungen definiert; eine Anrufungsauskunft ist vor allem bei ungewöhnlichen, konstruierten Modellen sinnvoll. Bei Bedarf kann das Unternehmen, der Steuerberater oder Salfy eine Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen.
Salfy erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Angaben hängen von der konkreten Ausgestaltung ab; Stand 2026. Kontextthemen: Gehaltsumwandlung / Brutto-Tausch und Konsolidierung von Insel-Lösungen. Für HR-Teams gibt es eine eigene Übersicht: Benefits für HR.
Sie wollen einen Monatslauf, der automatisiert und fehlerfrei durchläuft.
Die Benefit-Daten stehen zum Cut-off bereit; Sie sind nicht auf HR-Listen angewiesen.
Zuordnung und Freigrenzen laufen im System, nicht per Hand.
Ein Datensatz, ein Import, ein fester Termin.
Für Sie zählen zuerst Haftung, Prüfungssicherheit und der Aufwand pro Mandant.
Sie übernehmen geprüfte Daten statt eigener steuerlicher Einzelzuordnung.
Einzel-Belegprüfung, Freigrenzen und Dokumentation sind systemseitig abgedeckt.
Digitales Lohnkonto und Audit-Protokoll liegen für die Betriebsprüfung bereit.
Beide bekommen dieselbe geprüfte Datenbasis; nur der Blick darauf ist ein anderer.
Unternehmen, die Salfy nutzen
„Früher habe ich am Monatsende auf die Benefit-Listen aus HR gewartet und alles per Hand in die Lohnarten übertragen. Jetzt kommt ein geprüfter Datensatz zum Cut-off, und der Import ist in wenigen Klicks erledigt. Der Lauf ist einfach planbar geworden.“
Valentina AndreevaPayroll Operations Manager, Doctolib„Bei Benefits war meine erste Sorge die Haftung und der Aufwand pro Mandant. Mit Salfy übernehme ich einen fertig zugeordneten Datensatz, und für die Betriebsprüfung liegt das Audit-Protokoll bereit. Das ist deutlich weniger Prüfungsfläche als die manuelle Verarbeitung.“
Hermann PlantenbergSteuerberater, Enxing, Plantenberg, UphuesFachlich verantwortet vom Salfy-Payroll-Team: jeder Beleg wird geprüft, die Lohnarten-Zuordnung übernehmen Payroll-Experten im Salfy-Team. Prozesse sind auf GoBD-konforme Dokumentation und Betriebsprüfungen ausgelegt. Aus über 20 Jahren Erfahrung in Compensation & Benefits und Nettoentgeltoptimierung.
Salfy erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Wenn Sie wissen wollen, wie viel Aufwand die Anbindung für Ihr Lohnprogramm tatsächlich bedeutet, prüfen wir das an Ihrem konkreten Fall. Und wenn Sie Salfy für einen Mandanten oder Ihre Geschäftsführung im Blick haben, stellen wir den Kontakt her. Sprechen Sie uns dafür einfach an.
Zuletzt aktualisiert: 29. Juli 2026.
Salfy erbringt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Angaben hängen von der konkreten Ausgestaltung ab; Stand 2026.